MANUAL DE CONTABILIDAD BASICA

MANUAL DE CONTABILIDAD BASICA

1 - Conceptos Generales

Considerando que la Contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos de la Administración y de la Economía en una organización empresarial, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión.==============


Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresándolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea parcialmente características financieras y de interpretar sus resultados.

FUNCIONES 

Históricas, se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la empresa Ejm: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando.

Estadística, es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de la empresa Ejm: Ver el crecimiento de la empresa en cinco años.

Económica, estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto Ejm: Costo – beneficio.

Financiera, analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ejm: Ver con que dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores.

Fiscal, es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ejm: Iva, Renta, Impuesto único, etc.



1) ''''OBJETIVO'''

Proporcionar una imagen numérica de la que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el Patrimonio y sus modificaciones.

Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones.

Proporcionar la justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.

2 - La contabilidad como sistema

""Dentro  del macro-sistema “empresa” existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de Información Contable.

 3 - Principios contables

.. Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptación general.

Los principios son pocos y representan las presunciones básicas sobre las que descansan las normas. Necesariamente derivan de los factores económicos y políticos del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los negocios.

A continuación se resumen los Principios Contables de Aceptación General, los que son determinados por las características del medio ambiente en el cual se desenvuelve la contabilidad.

1.- Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los está..
Dos financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.

2.- Entidad Contable: Los estados financieros se refieren a entidades económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma.

3.- Empresa en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad económica y por consiguiente, las cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos en que existan evidencias fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situación financiera.

4.- Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.

5.- Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.

6.- Período de Tiempo: Los estados financieros resumen la información relativa a períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros.

7.- Devengado: La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.

8.- Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto de devengado.

9.- Costo Histórico: El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.

10.- Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.

11.- Criterio Prudencial: La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplicó.

12.- Significación o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicación de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable.

13.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.

14.- Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone énfasis en el contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente.

4 – Inventarios

ECUACIÓN DEL INVENTARIO

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Toda empresa se inicia con un inventario,  denominado INVENTARIO INICIAL:th  

“Es un listado detallado de los bienes y deudas que posee el comerciante, y con los que empieza su actividad comercial”.  

Está  compuesto por ACTIVO, PASIVO y CAPITAL.  

Fórmula de la igual del inventario es:  

Bienes físicos o intangibles Derechos sobre personas Bienes intangibles

Casas o locales Galpones Edificios  Maquinarias Herramientas Mercaderías Dinero Instalaciones Letras por cobrar Cuentas por cobrar Anticipos Acciones Derechos de Llaves Patentes de Invención Marca Comercial

Bienes inmuebles Bienes muebles

Las  deudas o PASIVO, pueden clasificarse en:

SIMPLES 1)Legales:  impuestos, 2)Imposiciones previsionales

DOCUMENTADAS 1) Letras 2)Pagarés

CON  GARANTÍA Contrato con Garantía          Hipotecaria. Contrato con Garantía       Prendaría.

  TEORÍA  DE INVARIABILIDAD DEL CAPITAL

Según esta teoría, el Capital debe permanecer invariable a fin de determinar su incremento o disminución en el transcurso de un período operacional de la empresa.

De esta forma, una empresa podrá comparar su Capital Inicial con el Capital Final y determinar si: Capital Inicial  < Capital Final  =  Utilidad    

Capital Inicial    > Capital Final  =  Pérdida  

 Recordar

El Capital aumenta con las utilidades;  disminuye con las pérdidas.

 Como el Capital no puede variar, se habilitan dos tipos de cuentas:

 De pérdidas

De ganancias.

             Ejercicio  N° 8

Determinar la ecuación del inventario de una empresa

2-Marzo-2001:

Un  comerciante inicia actividades con los siguientes aportes:

Dinero en efectivo................................$   4.500.000

Un local comercial valorizado en ....... $   3.200.000

Una camioneta valorizada en............  $   5.650.000

 Letras por deuda del 50% camioneta

Tres Letras a su favor, por $75.000 c/u

IGUALDAD DEL INVENTARIO INICIAL

ACTIVO	PASIVO
$

5 - La cuenta

 ""“Es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados  a una persona o situación de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o título que los identifica.”

6 - Plan de Cuentas

 ""“Es el listado de Cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo  de sus procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice.”  (Ej. No es lo mismo la contabilidad de un hospital que la de un supermercado). CXXFXXVX=========

7 - Sisterma Contable Jornalizador

8 - Sistema Contable Centralizador

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 Características del Sistema:  

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1.- Simplifica el registro contable.

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2.- Si se usa un sistema manual implica división del trabajo.

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3.- Las operaciones se asientan cronológicamente en los diarios auxiliares los que a final del mes se centralizan en forma resumida en el diario general a través de asientos.

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Los libros varían según la naturaleza de la empresa debiéndose llevar un libro por cada una de las principales operaciones a realizar.    

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La función y el diseño de los diarios auxiliares dependerán de la empresa que lo adopte, teniendo presente el número de operaciones y las necesidades de información que esta requiera.  

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Base de Contabilización del Sistema  

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1.- A base de efectivo: Registra las operaciones tal cual como estas sean canceladas.  

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2.- A base de Acumulación: Contabiliza el compromiso y luego el pago. 

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Ejemplo: El 15/09 se hacen una compra al proveedor xy según Factura Nº 1234 por $ 2.050.000.- la compra se cancela al contado el 20/09. 
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A base de efectivo:

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                   20 – 09             

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Mercadería             xxxx                                          Compra Mds según Fac. Nº 1234

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        Caja                          xxxx

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A base de Acumulación:

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                  15 – 09             

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Mercadería             xxxx                                          Compra Mds según Fac. Nº 1234

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        Proveedores                xxxx

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                  20 – 09             

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Proveedores           xxxx                                          Cancela Fac. Nº 1234

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        Caja                           xxxx

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 En consideración a lo anterior en el sistema centralizador todas las operaciones se contabilizan como hechas al crédito y posteriormente para evitar la sobre posición de las cifras se regulariza el pago en los diarios auxiliares respectivos

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Comprobantes Internos 

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9 - Conceptos fundamentales del analisis financiero

 Sin lugar a duda, que una de las funciones de mayor relevancia de todo ejecutivo de una empresa, es tomar decisiones y planificar actividades futuras.

Por esta razón necesita en forma imperiosa conocer la situación real de su empresa así como un doctor necesita saber sobre la condición de su paciente, para prescribir un tratamiento.

De acuerdo a lo anterior no resultará recomendable proyectar a una empresa financieramente débil a una expansión o bien actividades promocionales de elevado monto, de la misma forma que a un enfermo del corazón no se puede prescribir una participación en alguna maratón. Con todo lo anterior, la planificación deberá ajustarse a la realidad financiera de esa empresa, es decir, a una empresa con endeudamientos no le podemos sugerir nuevos financiamientos externos (préstamos).

El Balance de una empresa proporciona una de las fuentes de información más relevantes para el análisis financiero. De aquí se desprende la urgente necesidad de los empresarios y ejecutivos de entender y comprender la información entregada por el Balance, y no limitarse a cumplir sólo porque disposiciones legales exigen su presentación.

El análisis financiero, a través de algunos índices financieros permitirá controlar la marcha de la empresa desde la perspectiva de las finanzas, permitiendo ejercer acciones correctivas que reviertan o que no causen inestabilidad en su funcionamiento normal.

Objetivo: Comprobar la capacidad de la empresa para poder cumplir sus obligaciones de pago. El Activo se considera según el grado de liquidez o capacidad de sus partidas de convertirse en dinero efectivo, mientras que el pasivo según la mayor o menor exigibilidad dineraria de sus partidas en el tiempo.

Antes de comenzar a determinar las razones y su uso, es importante que el empresario conozca la clasificación que tiene las cuentas de Activo y Pasivo.

Clasificación del Activo

Se encuentra dividido en:

Activo Circulante

Activo Fijo

Otros Activos

Activo Circulante

Representa los activos y recursos de la empresa que serán producidos, vendidos o consumidos dentro del plazo de un año.

//- //Caja

- Banco

//- //Mercaderías

- Crédito fiscal IVA

- P.P.M.

//- //Clientes

- Depósitos a plazo

- Letras por Cobrar

Activo Fijo

Representa aquellos bienes adquiridos por la empresa, no con el ánimo de venderlos sino que, dedicarlos a la explotación de la empresa.

//- //Terrenos

- Maquinarias

//- //Vehículos

//- //Equipos

- Herramientas

- Muebles y Útiles

//- //Obras

Otros Activos

Incluye activos y recursos de la empresa no clasificados en los rubros anteriores.

//- //Gastos de Organización

- Marcas, Patentes

- Derecho de llave

- Cuentas Particulares

Clasificación del Pasivo

Se encuentra dividido en

Pasivo Circulante

Pasivo a largo plazo

Capital y Reservas

Pasivo Circulante

Representa aquellas obligaciones adquiridas con terceras personas, las cuales deberán ser canceladas dentro de un año.

Sus principales cuentas son:

- Proveedores

- Cuentas por Pagar

- Impuesto por Pagar

- Préstamos Bancarios (Máx. 1 año)

- Débito Fiscal IVA

- Acreedores

- Documentos por Pagar

Pasivo a largo Plazo

Representa aquellas obligaciones contraídas con terceras personas, las cuales deberán ser canceladas en un plazo superior a un año.

Sus principales cuentas son:

- Préstamos Bancarios

- Documentos por Pagar

- Hipotecas por Pagar

Capital y Reservas

Representan el patrimonio de la empresa.

Sus principales cuentas

Capital

Revalorización Capital Propio

Utilidades Acumuladas

10 - Clasificación de los Índices Financieros

 Los índices financieros para que sean de verdadera utilidad al momento de realizar análisis, deben compararse con los índices del sector industrial al cual pertenece la empresa y con los índices de estados financieros de períodos anteriores.  

Razón de Liquidez

Este índice permite saber si los Activos Circulantes  de la empresa pueden servir para cumplir las obligaciones de Pasivo Circulantes. Esta razón representa el financiamiento con que cuenta la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo (menos de 1 año).

Ejemplo:  

Activo Pasivo

Caja     20.000.-            Letras x pagar   40.000.-

Banco  50.000.-            Proveedores   25.000.-

Cliente 35.000.-            Documentos x pagar   50.000.-

Mercadería      80.000.-            Prestamos Bancario L.P            250.000.-

Muebles            110.000.-       Capital            330.000.-

Bien Raíz            400.000.-                   _

Total Activo             695.000.-       Total Pasivo            695.000.-

                           

R. Liquidez = 185.000  = 1.61

                      115.000

 Comentario:  

El resultado de ésta razón significa que por cada peso que debo ( $1) tengo uno coma sesenta y un ( $1,61 ) pesos del activo circulante para cubrir obligaciones.

Razón Ácida

Este cálculo determina cual sería la capacidad de pago que tiene la empresa, considerando sólo el efectivo y el efectivo próximo ( clientes , cuentas por cobrar) es decir, excluyendo sus mercaderías.

Su determinación es:

Prueba Ácida = Activo Circulante- Mercaderías

Pasivo Circulante

 P. Ácida = 185.000 – 80.000   = 0.91

                        115.000

Comentario

El resultado de ésta razón significa que por cada peso que debo ( $1) tengo cero coma noventa y un ( $0.91 ) pesos del activo circulante sin mercaderías para cubrir obligaciones , es decir  la empresa no cuenta con el suficiente dinero disponible para cancelar sus obligaciones de corto plazo.

Razón Acidísima

Permite determinar los recursos líquidos de que dispone la empresa, para cumplir sus compromisos, sin considerar otras cuentas del Activo Circulante, es decir, sólo Caja, Banco.

Su determinación es:

Razón Acidísima =  Caja  + Banco

                            Pasivo Circulante   

R. Acidísima = 20.000 + 50.000  = 0.60

                              115.000

Comentario

El resultado de ésta razón significa que por cada peso que debo ( $1) tengo cero coma sesenta ( $0.60 ) pesos de los recursos líquidos indica que la empresa no cuenta con el suficiente dinero disponible para cancelar sus obligaciones de corto plazo. Naturalmente ésta es una razón extrema, por cuanto los pagos no debieran materializarse de una sola vez.

 Razón Deuda sobre Activos

Para conocer la forma de cómo la empresa financia sus Activos, se utiliza el índice financiero llamado endeudamiento sobre Activos. También suele hablarse de solvencia, que es la inversa del endeudamiento, es decir, a mayor endeudamiento menor solvencia.

Una empresa para financiar sus activos básicamente tiene dos formas de hacerlo:

Con Patrimonio

Con Deudas a Terceros

El endeudamiento sobre los Activos permite medir el grado de compromiso que la empresa tiene al financiar sus Activos con deudas a terceros, es decir, mide el porcentaje de los Activos financiados con deuda a terceros.

El financiamiento de los Activos de una empresa dependerá de su situación, de las condiciones del negocio, de las políticas generales y del objeto que persigue.

Razón Deuda sobre Patrimonio

Permite conocer si la deuda con terceros es mayor, igual o menor que el patrimonio que posee la empresa. 

Razón  Deuda                     Pasivo Circulante  +  Pasivo a Largo Plazo

A Patrimonio       =

                                                                     Patrimonio 

Mientras mayor sea el endeudamiento con terceros en relación al patrimonio de la empresa, así como la parte de deuda a corto plazo, mayor será el riesgo financiero. 

Del ejemplo anterior  

E.S.A   =  115.000   +  250.000  =  0.53

                       695.000

Comentario

El resultado de ésta razón significa que el 53% del Activo se debe  a terceros.

R.D.P   =  115.000   +  250.000  =  1.10

                       330.000

Comentario

El resultado de ésta razón significa que la deuda con terceros es mayor que el patrimonio de la empresa. 

Capital de Trabajo

El Capital de Trabajo representa la diferencia entre lo que la empresa tiene disponible para el pago de las deudas corrientes y el monto de las deudas mismas, es decir, es la diferencia entre el Activo Circulante y el Pasivo Circulante. 

Capital de Trabajo  =  Activo Circulante  -  Pasivo Circulante 

Activo Circulante >  Pasivo Circulante  =  Capital de Trabajo

Activo Circulante =  Pasivo Circulante  =  no hay Capital de Trabajo 

Del ejemplo anterior  

C.T =  185.000   -   115.000

       =  70.000

Comentario

El resultado de éste índice  significa que el capital de trabajo de la empresa es de $ 70.000.-

 Rentabilidad

La rentabilidad es el rendimiento o retorno valorado en unidades monetarias, que la empresa obtiene a partir de sus recursos, es decir, es la utilidad del período expresado como un porcentaje de las ventas, de los activos o de su capital.

Para saber si la Rentabilidad de una empresa es adecuada, se puede comparar la Rentabilidad obtenida en el periodo con la rentabilidad que habría obtenido el capital si se hubiera depositado a plazo por el mismo periodo. En general, una empresa tiene que alcanzar una mejor rentabilidad que las alternativas que ofrece el sistema financiero. 

Ejercicio

A partir de los datos del balance general y estado de resultado, determine los Índices Financiero mencionados.

""11 - El Libro de Compra-Venta

12 - Omisión o Presentación de Declaraciones Fuera de Plazo

 Esta infracción es una de las más comunes, se origina generalmente por la falta de financiamiento en la fecha de su pago, no obstante el contribuyente debe tener presente lo caro que resulta éste atraso, por cuanto la infracción devengada durante el primer mes o fracción del mes, un 11,5% de recargo (1,5% de interés penal más un 10% de multa) más un 1,5 % por cada mes o fracción de mes, más un 2% también por cada mes o fracción, éste último con un tope del 30%. El siguiente ejemplo ilustrará sobre ésta infracción.

Ejemplo: 

Un contribuyente debe pagar el 12 de Abril de 1996, sus impuestos correspondientes al mes de marzo y que ascienden a $ 450.000.-, los cuales por falta de financiamiento sólo cancela el 30/ 11/96.

Se pide: Determinar la cifra total a pagar.

Desarrollo

a) Lo primero que se debe determinar es el reajuste de la cantidad impaga, que para este caso estimamos el 7 % de IPC.

Luego:  $450.000x7% = $ 31.500 Reajuste.

b) A continuación se determinará el interés penal, el que asciende a un 1,5 % por cada mes o fracción de mes, en éste caso particular el interés total es un 12 % (Desde Abril a Noviembre se producen 8 meses de atrasos por 1,5 % es igual a 12 %). Este porcentaje se aplica sobre el impuesto adeudado debidamente reajustado.

Impuesto Nominal    $ 450.000.-

Más: Reajuste   $   31.500.-

Total                         $  481.500. –

Por el interés 12%    $   57.780

c) Finalmente debemos calcular la multa, la cual asciende a un 10% por el primer mes o fracción de mes, adicionándole un 2% por cada nuevo mes o fracción de mes, con un tope de un 30%; en éste caso particular la multa total es un 24%//. //Porcentaje que se explica de la siguiente manera:

Abril 10 % (Primer mes o fracción de mes, como la obligación vencía el 12 de abril al 30 del mismo, se produce la fracción).

Abril                10%

Mayo                2%

Junio                2%

Julio                 2%

Agosto             2%

Septiembre                   2%

Octubre                        2%

Noviembre                     2%       (Fecha de su cancelación)

24%     Multa

Este porcentaje se aplica sobre el impuesto adeudado debidamente reajustado.

Impuesto Reajustado    $481.500.-

Por 24%                        $115.560.- (Multa)

Composición de la cantidad a pagar:

Impuesto Nominal:        $          450.000.-

Más: Reajuste   $          31.500.-

Interés Penal     $          57.780.-

Multa    $          115.560.- 

Total a Pagar    $          654.840.-

Comentario 

Como se puede apreciar el monto definitivo a pagar representó $ 204.840 de más, es decir un 45,5 % de recargo. En consecuencia y teniendo en consideración éstas cifras concluimos que no resultó para nada recomendable deberle al Estado, y encontramos en esa situación que lo más conveniente, es lograr un financiamiento externo, instituciones que para un crédito de 8 meses nunca aplicaría una tasa superior a un 11 % cifra bastante más baja que la determinada con cifras y porcentajes de éste ejemplo (45,5 %)

Ejercicio: 

Un contribuyente debe pagar el 12 de Mayo de 2004, sus impuestos correspondientes al mes de abril y que ascienden a $ 120.000.-, los cuales por falta de financiamiento sólo cancela el 30/ 09/2004. Estimamos el 8 % de IPC.

Se pide: Determinar la cifra total a pagar.