jueves, 1 de septiembre de 2011

Método de la partida doble


Método de la partida doble

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuación patrimonial
La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.
Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble:

“Quien recibe debe a quien entrega”
“No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”
Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que señala que:
 una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dándose la contrapartida, como característica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podría existir equilibrio. No pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crédito.
En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los debitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los créditos de los débitos el resultado debe ser cero.
Esto permite conservar el equilibrio que también profesa la ecuación patrimonial. Si los débitos representan lo que se tiene, los créditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio)
La técnica contable de hoy día, está fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminución de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente económico.
Esta técnica la podemos representar de la siguiente manera:
Débitos
Créditos
Aumento de activos
Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo
Aumento de pasivos
Disminuciones del Patrimonio
Aumento de patrimonio
Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:
1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por si solos, debe proceder de algún lado)
3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Es la base del equilibrio de la ecuación patrimonial)
4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta así como se crea se debe también eliminar de la misma forma)
La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo, pero fue en realidad un monje de la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni et Proportionalita” hace referencia al “Método Veneciano” de teneduría de libros que posteriormente pasa a llamarse Método de la partida doble.

Origen de la partida doble


Documento enviado como respuesta y complementación  al artículo Método de la partida doble publicado aquí
Aun cuando parezca no tener importancia, soy un aferrado tradicionalista y he discurrido en diferentes medios tratando de que se aclare el nombre del precursor de la partida doble en contabilidad, que a mí juicio, y también de otros que coinciden conmigo, es LUCA PACIOLI.(1)
Es cierto que muchos autores, incluso enciclopedias especializadas lo nombran bien como Luca Paciolo o Lucas Pacioli, a veces con doble c, pero no obstante me remito a la forma original expresada en otros muchos documentos de gran relevancia histórica.
Pero si de pronto no es trascendental el que se identifique con estas ligeras variaciones, no se puede predicar lo mismo de su afirmación respecto de la autoría del tratado de la matemática, que le resta reconocimiento a su autor.
Comentan ustedes:
“…La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo (sic), pero fue en realidad un monje de la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni et Proportionalita” hace referencia al “Método Veneciano” de teneduría de libros que posteriormente pasa a llamarse Método de la partida doble”.
La obra aquí citada es precisamente la que mayor proyección le ha dado a su autor Pacioli y es, naturalmente por la que mas se le conoce.
“(…) Lo que entre otros trabajos importantes diò celebridad en el mundo científico al nombre de Luca Pacioli, fue su obra monumental, la Summa de Aritmetica, Geometrìa, Proportioni et Proportionalita, escrita en un italiano bárbaro, lleno de formas dialectales y de latinismos, impresa por Paganino de Paganini, en Venecia, el 10 de noviembre de 1494, y reimpresa en Toscolano por el mismo editor en 1523. Se trata de una especie de enciclopedia de las ciencias matemáticas: aritmética, álgebra, matemática financiera, cálculo de probabilidades, contabilidad, geometría, etc., y en la que se encuentra igualmente una especie de repertorio de costumbres comerciales de las principales regiones mercantiles del mundo (…)”(2)
“(…) La originalidad de la obra de Pacioli se ha puesto a menudo en tela de juicio. En primer lugar, se ha pretendido que a este sabio no podía considerársele como el primer autor contable, por que dicho titulo correspondía a Benedetto Cotrugli. Esta afirmación se basa evidentemente en una confusión terminológica, porque si bien Cotrugli ha escrito sobre contabilidad antes que Pacioli, este último es el primero que ha publicado un tratado de contabilidad impreso. Treinta y seis años antes de esta publicación; es decir, en 1458, Benedetto Cotrugli, que se denomina así mismo,Raugeo (raguseo), escribiò en el castillo de Serpici, pròximo a Nápoles, una obra titulada Della Mercatura e del Mercante perfetto. Cotrugli, que naciò en Ragusa (Yugoeslacia) y desempeñò cierto papel en el gobierno de Dalmacia, residió largo tiempo en Nápoles en calidad de cónsul de su país. Su libro permaneció manuscrito hasta que 115 años mas tarde, en 1573, uno de sus compatriotas llamado Francisco Patricio Dálmata, publicó el manuscrito en Venecia (…)”(3)
“(…) No sólo el tardíamente impreso tratado de Cotrugli ha permitido a ciertos autores sostener que Pacioli no es el autor de la primera obra de contabilidad, sino que da pie para hacer una aserción màs grave: la de que en definitiva la obra de Pacioli no es más que un plagio. En efecto, es indudable que muchas expresiones que aparecen en la obra de Cotrugli figuran también en el tratado de Pacioli. Ahora bien, este último no ha podido plagiar al primero porque el manuscrito de Cotrugli no se publicó hasta setenta y nueve años después de haber sido impreso el libro del franciscano de Borgo San Sepulcro. De esto a llegar a la conclusión de que ambos autores han bebido en una fuente común, no hay màs que un paso. Evidentemente, es una hipótesis plausible. No sería extraño que Cotrugli y Pacioli hubieran aprendido los rudimentos de la contabilidad, tanto de los mercaderes como en los manuales de los abachisti venecianos, lo que explicaría la similitud de las expresiones corrientemente utilizadas por los comerciantes de la ciudad de los canales. En cuanto a Cotrugli se refiere, es preciso señalar que la enseñanza de la contabilidad comercial era obligación en Ragusa en el siglo XV (…)” (4)
“(…) En todo caso, no pueden compararse la extensión y la amplitud de la obra de Pacioli con las someras notas contenidas en el capítulo del libro de Cotrugli (…)” (5)
De lo aquí trascrito, es fácil concluir apreciados señores, la autoría de Pacioli del cèlebre tema. De manera que, el monje franciscano a que ustedes se refieren , no puede ser otro que, Luca de Burgo Santo Sepulcro por su nombre religioso o Luca Pacioli, por su nombre de pila.
Formulo este comentario teniendo en cuenta que su pàgina es muy visitada, consultada y seguida por estudiantes de varias disciplinas y en particular de la materia contable, por quienes estimo, que es prudente que también conozcan otros conceptos.

Sobre la cuenta contable

 

La cuenta contable el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa.
La cuenta está compuesta de los siguientes elementos:
Código de la cuenta
Nombre de la cuenta
Debito
Crédito
Código de la cuenta: es el conjunto  números que identifica un elemento de la ecuación patrimonial o un hecho económico.
En nuestro plan de cuentas el primer digito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de venta, costos de producción o cuentas de orden).
El segundo digito representa el grupo de la respectiva clase. Cada clase, para mayor claridad y puntualidad, se divide en varios grupos. Tenemos que en la clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que hace referencia al disponible, el grupo 2 que hace referencia a las inversiones, etc.
Los dígitos 3 y 4 identifican la cuenta como tal, y es el nombre general de un concepto o hecho económico.
Los dígitos 5 y 6, son la subcuenta y especifican más la cuenta, como por ejemplo la cuenta “flota y equipo de transporte” es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta  autos, camionetas y camperos, para identificar uno de los muchos tipos posibles de flota y equipo de transporte.
Los dígitos 7 y 8 son los auxiliares y permiten especificar aun más en un determinado concepto.
Una cuenta con 8 dígitos sería 154005. El primer digito nos dice que se trata de un activo, el segundo que se trata de una propiedad plante y equipo, los dos siguientes dígitos nos dice que se trata de una flota y equipo de transporte, y los dos últimos dígitos dicen que específicamente se refiere a autos camionetas y camperos. Si aun queremos se mas específicos, le agregamos dos dígitos mas 15400501, ya que es posible que existan diferentes tipos de autos, como por ejemplo un auto de una u otra marca.
Nombre de la cuenta. Es el nombre que identifica el hecho económico codificado, por ejemplo caja general, bancos, proveedores, clientes, arrendamiento, etc.
Debito. Es el lado izquierdo de la cuenta
Crédito. Es el lado derecho de la cuenta
Otra forma de explicar el tema sería:
Cuenta contable es una representación numérica (código) que identifica y representa un concepto o hecho económico de la empresa, como por ejemplo la compra de una mercancía, la venta de la mercancía, un pago  a un tercero, la consignación de un dinero en el banco, etc.
La estructura de una cuenta es la siguiente:
Clase
El primer dígito.
Grupo
Los dos primeros dígitos.
Cuenta
Los cuatro primeros dígitos.
Subcuenta
Los seis primeros dígitos.
Las clases que identifica el primer dígito son:
Clase 1:
Activo.
Clase 2 :
Pasivo.
Clase 3:
Patrimonio.
Clase 4 :
Ingresos.
Clase 5 :
Gastos.
Clase 6 :
Costos de Ventas.
Clase 7 :
Costos de Producción o de Operación.
Clase 8 :
Cuentas de Orden Deudoras.
Clase 9 :
Cuentas de Orden Acreedoras.
Cada clase a su vez se divide en grupos, y cada grupo se divide en cuenta, y esta en subcuentas:
Clase 1, grupo 1 genera el código 11
Clase 1, grupo 1, cuenta 05 genera el código 1105
Clase 1, grupo 1, cuenta 05 y subcuenta 05 genera el código 110505
La cuenta se compone de los siguientes elementos:
Código, Concepto, Debito, Crédito
Código es el número de dígitos que contiene cada cuenta, ejemplo 110505
Concepto es el nombre de la cuenta, que en este caso sería “Caja General” para el código 110505
Débito es lado debito o lado izquierdo de la cuenta, conocido también como el debe
Crédito es el lado derecho de la cuenta, que se conoce también como el haber
Gráficamente  una cuenta se puede representar de la siguiente forma:
http://www.gerencie.com/imagenes/cuenta-contable.gif
Lo anterior es lo que se conoce como cuenta T, la cual representa los dos lados que tiene toda cuenta, puesto que una cuenta tiene un debito como un crédito, esto debido a que toda cuenta pueda dar (débito) y recibir (debito) [recordar la partida doble]

 

Entendiendo la cuenta T en Excel

 

Entender la cuenta T y su dinámica, puede ser una tarea difícil para el principiante en  contabilidad, e incluso llega a ser difícil para quien pretende explicarla.

 

Ecuación patrimonial

La ecuación patrimonial y sus elementos.
La ecuación patrimonial, que en realidad no es una ecuación sino una igualdad, puesto que no existe ninguna incógnita, presupuesto esencial de las ecuaciones, es junto con el Método de la partida doble, los pilares de la contabilidad actual.
La ecuación patrimonial está fundamentada en el Método de la partida doble, la cual permite tener un equilibrio en la medida en que lo que se tiene se debe, y es en la ecuación patrimonial donde se comprende la importancia y la esencia de la partida doble.
En principio la ecuación patrimonial señala que el activo es igual al patrimonio, pero cuando surge el pasivo la ecuación se convierte en activo = pasivo + patrimonio.
La ecuación tiene tres variables o elementos que a continuación se explican:

Activo. Los bienes y derechos de la empresa
Pasivo. Las deudas de la empresa con terceros
Pasivo. Las deudas de la empresa con los socios
Las anteriores variables son dinámicas teniendo en cuenta que como resultado de las operaciones económicas de la empresa, estas tres variables pueden cambiar. El pasivo puede cambiar por aplicación directa del activo y el patrimonio puede cambiar por los resultados del ejercicio económico de la empresa, que viene dado de restar a los ingresos los costos y los gastos. El activo puede también cambiar por acción del pasivo y del patrimonio. Más adelante se tratara con más detalle las disminuciones y aumentos de cada una de las variables de la ecuación patrimonial.
Una empresa para poder operar requiere de unos activos y de un Capital de trabajo que permita operar dichos activos. Así que para poder adquirir esos activos, debe la empresa necesariamente recurrir a una financiación, puesto que según los principios de la partida doble, los recursos no se pueden crear por si mismos sino que debe provenir de otra fuente, que en este caso es la otra parte. Una parte es la empresa y la otra parte es quién financia la empresa, puesto que está sola no puede operar sino con los recursos que le provea la otra parte, la contrapartida.
Siendo así las cosas, la empresa puede recurrir a dos tipos de financiación para obtener los recursos para sus activos y su capital de trabajo necesarios para operar. En primer lugar, la financiación proviene de los socios, accionistas o dueños de la empresa. Aquí entonces la ecuación patrimonial más primitiva: Activo = Patrimonio. Activos son los bienes y el capital de trabajo de la empresa y patrimonio son los recursos pertenecientes a los socios, accionistas o dueños que le suministraron a la empresa para la adquisición de esos activos y del capital de trabajo.
Pero, ¿que sucede cuando los socios, accionistas o dueños de la empresa no cuentan con los recursos necesarios para financiar todos los activos y el capital de trabajo que requiere la empresa para operar? Es aquí donde hace aparición la otra variable de la ecuación patrimonial que es el pasivo. Cuando los socios no disponen de los recursos que su empresa requiere, se hace necesario recurrir a terceros para su financiación, son estas obligaciones adquiridas con esos terceros lo que se denomina pasivo, con lo cual se completa la ecuación patrimonial: Los activos son financiados en un 100%; una parte por los dueños (Patrimonio) y la parte restante por terceros (Pasivo)
La ecuación patrimonial opera mediante la partida doble que se basa en el movimiento de ciertas cuentas que representan las disminuciones y/o aumentos en cada una de las variables o elementos de la ecuación patrimonial.

Lo anterior se puede sintetizar de la siguiente forma:
Débitos
Créditos
· Aumento de Activos
· Disminuciones del Activo
· Disminuciones del Pasivo
· Aumento de Pasivos
· Disminuciones del Patrimonio
· Aumento de Patrimonio
La ecuación patrimonial representa un equilibrio entre los lo que se tiene (Activos) y lo que se debe (Pasivo, Patrimonio), ecuación que es dinamizada por los resultados económicos de la empresa durante un periodo determinado.
Es así como se observa que el activo se puede afectar de diferentes formas. Este se aumenta cuando los pasivos o el patrimonio se incrementan; esto se debe a que como ya se ha explicado, la única forma de adquirir activos es mediante la financiación que ofrecen los pasivos y el patrimonio. Ejemplo cuando un socio aporta bienes, estos se convierten en activos de la empresa, o cuando un banco hace un crédito a la empresa, este crédito se convierte en dinero en efectivo, dinero que es un activo.
Caso contrario; el activo se disminuye mediante la disminución de los pasivos o el patrimonio. Un caso puede ser cuando la empresa cancela un crédito que tenia con un banco, para esto debe destinar de su activo, un dinero para pagar esa obligación, por lo que la cuenta de efectivo se verá disminuida. Igual sucede con la disminución del patrimonio, esto pude suceder por ejemplo cuando se distribuyen utilidades, las que se deben pagar en cheque disminuyendo una cuenta de activo como lo es la de bancos.
Se puede dar el caso también, que el patrimonio se aumente por medio de una disminución de pasivos, como cuando se decide capitalizar un pasivo, es decir, se paga el pasivo con acciones. Igualmente, el patrimonio se puede disminuir con el aumento de un pasivo, como seria pagar utilidades con un sobregiro de bancos.
Otra de las formas de afectar el patrimonio es vía resultado del ejercicio, y que quizás es la más importante, puesto que esta representa la utilidad o la perdida en la empresa, y de este resultado depende la viabilidad futura de cualquier ente económico.
Los resultados del ejercicio están dados de la diferencia entre ingresos, costos y gastos. Si el primero es mayor que los otros se presentan utilidad, de lo contrario se configura una perdida. La utilidad es un crédito a la cuenta del patrimonio y la pérdida es un debito a la cuenta del patrimonio, que como se sabe, las cuentas del patrimonio son de carácter crédito, de modo tal que los débitos vienen a disminuir el valor del patrimonio.
La disminución del patrimonio por causa de una perdida, significa al tiempo una disminución de los activos; esto porque para generar ingresos se debió realizar activo, activo que fueron mayores a los ingresos recibidos por la enajenación de dichos activos.
Gráficamente podríamos expresar:
Activo1.000
Pasivo 400
Patrimonio 600

Activo1.000
Patrimonio1.000

Activo1.000
Pasivo 600
Patrimonio 400
Las variables de la ecuación pueden variar creando infinitas combinaciones, pero siempre se mantendrá la igualdad.
El juego de la ecuación seria:
Si tenemos por ejemplo, un pasivo de 4.000 y unos activos de 10.000, partiendo de la ecuación se puede determinar que el patrimonio es igual 10.000 – 4.000 = 6.000.
(A-P) = PT.
O si tenemos un patrimonio de 15.000 y unos activos de 20.000, el pasivo se determina restando el patrimonio a los activos (20.000 – 15.000) = 5.000.
P = (A – PT)
Si se tiene un pasivo de 20.000 y un patrimonio de 30.000, los activos son el resultado de sumar pasivos y patrimonio, lo que da 20.000 + 40.000 = 50.000
A = (P + PT).

 

La cuenta T

Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos.
La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma mas utilizada para registrar los diferentes hechos económicos.
http://www.gerencie.com/imagenes/cuenta-t.gif
Aquí vemos cada uno de los elementos de la cuenta como son:
1. Concepto o nombre de la cuenta
2. Código de la cuenta
3. Su lado debito
4. Su lado crédito
5. Sus movimientos débitos y crédito
6. Su saldo
El saldo de la cuenta es el resultado de restar a los débitos el valor de los créditos. En el caso de la cuenta de ejemplo, que es una cuenta del activo, en la cual su naturaleza es débito, el saldo debe ser debito. Caso contrario sucede en una cuenta de naturaleza crédito como el pasivo o el patrimonio, donde el saldo de la cuenta debe ser también crédito.
La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado debito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización, en todo registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar.

 

Periodo contable

 

El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra legislación, se refiere a que las operaciones económicas de una empresa se deben reconocer y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un año, que va desde el 01 de enero a 31 de diciembre, aunque se puede también trabajar con periodos de tiempo diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.
Este principio supone que las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizan de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que éstas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.
El existir el periodo contable, nos permite medir el desempeño de la empresa al compararlo con otros periodos. El periodo contable permite que se cumpla uno de los principales objetivos de la contabilidad que es su utilidad. La información contable es útil cuando permite ser comparada, y es el periodo contable el que permite esa comparación. Es la comparación la que permite analizar la información contable, para con base a ella tomar las decisiones económicas y financieras.
Como se puede ver, el periodo contable es mucho mas importante de lo que en principio parece, tiene un connotación de suma importancia al permitir que mediante la Contabilidad se pueda determinar la realidad económica y financiera de una empresa, en cuanto permite hacer los análisis comparativos que luego de conocer la realidad de la empresa, permite proyectarla con base a los antecedentes que precisamente gracias a comparabilidad que permite el periodo contable. El periodo contable facilita el proceso de diagnostico y análisis de los resultados económicos en cuanto posibilita el estudio de su comportamiento.
El periodo contable también es aplicado a lo relacionado con impuestos, en donde existe el periodo fiscal, el cual corresponde generalmente al mismo periodo contable, el cual también es regido por los mismos principios.
Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el período económico en que ocurren. Claro esta que esto no impide que en el caso que existan errores, estos no se puedan corregir. La corrección se hará haciendo los respectivos ajustes en el año o periodo en que se adviertan; en ningún momento se puede hacer las modificaciones en los periodos en que estos errores ocurrieron, puesto que significaría también corregir los periodos siguientes.
Los ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores no registrados en su oportunidad deben contabilizarse en cuentas independientes a las de las correspondientes al período económico en que se detecten, esto para dejar en claro que es lo que corresponde a un periodo y que al otro para no desfigurar los resultados que pueden afectar el análisis y estudios que se hagan.
Cuando nos referimos que el periodo contable es por lo general de un año, significa que no siempre debe ser ese lapso de tiempo, puesto que se puede dar el caso de las empresas que inician operaciones dentro del año, caso el cual, el periodo será desde la fecha en que se iniciaron operaciones hasta el 31 de diciembre el respectivo año. Igual sucede con las empresas que se liquidan dentro del mismo año, en cuyo caso periodo tanto contable como fiscal corresponden desde el 1 de enero hasta la fecha en que se realiza la liquidación del ente.
En el campo fiscal, existen diferentes periodos dependiendo el impuesto. En Colombia, el impuesto de renta tiene un periodo anual, el impuesto sobre las ventas (Iva) es bimestral, el Impuesto de industria y comercio en la mayor parte de los municipios es bimestral, el Gravamen a los movimientos financieros se presenta semanal, la retención en la fuente es de periodo mensual.
Existen otros tipos de periodos diferentes al contable y al fiscal que son de gran utilidad para el seguimiento, estudio y análisis de diferentes aspectos como el crecimiento económico, que por lo general se registra cada trimestre, el comportamiento de la inflación, la devaluación, el desempleo, etc.

 

Principio de causación

El principio de causación es otro de los principios elementales de la Contabilidad. Este principio habla que los hechos se debe reconocer cuando estos  se realicen y no cuando se reciba o se haga el pago, es decir, se causan cuando venda el producto o se preste el servicio, independientemente a si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando se realiza el hecho económico, esta ha constituido una obligación o un derecho exigibles.
La Contabilidad por causación, contrario a la Contabilidad por el sistema de caja, reconoce un hecho en el momento en que nace la obligación frente a un tercero, o cuando nace el derecho exigible a favor del ente.
Este principio esta íntimamente relacionado con el Principio de realización, en cuanto se afirma que solo se deben causar hechos realizados, y sabemos que un hecho se ha realizado cuando nace la obligación o el derecho, por lo que el principio de causación no puede existir sin primero haber existido el Principio de realización.
La aplicación del principio de causación significa que los hechos económicos deben reconocerse y contabilizarse en el Periodo contable en que estos ocurran, es decir, en el periodo en que se venda el bien, se preste el servicio o en que se configure jurídicamente la obligación o el derecho.
El Consejo Técnico de la Contaduría, en concepto 054 de 2002 considera:
“PROBLEMA CONSULTADO:
“Mi cliente realizó un contrato de rescisión por venta de un lote destinado a construir aptos para VIS. De esta negociación se recibió un dinero en efectivo al cual se le dio entrada por caja y se pago el respectivo impuesto de industria y Comercio; y además se recibieron unos pagares con fecha del año 2002 y 2004. Como esto se trata de una venta real pero mis pagares los tengo por su valor nominal donde no está denominado ninguna clase de interés de que manera debo contabilizar mis pagares y cuál es el tratamiento contable y tributario ya que tengo las siguientes inquietudes:
1. Si reconozco mi ingreso hoy me genera el impuesto de ICA sobre un valor que voy a
recibir en dos años y además si lo contabilizo de esta manera creo que no estaría
haciendo lo correcto porque mi valor presente no es el determinado a pagar con
fechas 2003 y 2004.
2. Existe alguna forma de que si lo contabilizo lo haga por el valor presente, de qué
forma lo haría y por supuesto lo iría corriendo mes a mes hasta que se genere la
totalidad del ingreso en su fecha de vencimiento.
3. Qué pasa si hoy reconozco mi ingreso por el valor nominal de fecha 2003 y 2004 y
de repente vendo o negocio estos pagares por un valor muchísimo menor como
contabilizo esta desvalorización. Debo de perder (P&G) lo pagado por el impuesto
ICA y además la desvalorización por el menor valor que negocie mis pagares.
4. Si reconozco mi ingreso hoy por su valor nominal tengo una utilidad inmensa que al
31 de agosto me haría pagar un impuesto más alto de seguridad democrática.
5. Es correcto que yo contabilice en cuentas de orden y reconozca mi ingreso solo
cuando lo reciba.
6. Se supone que la compañía que compro este lote me tiene como un pasivo que
informara en sus medios magnéticos del próximo año y si yo no lo tengo que debo
hacer”
CONSIDERACIONES
- El artículo 1o del D.R 2649 de 1993 expresa que la contabilidad se debe ceñir a los principios y normas que la regulan, de tal manera que le permita identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar, e informar, las operaciones del ente económico en forma clara, completa y fidedigna.
El artículo 4o (Ibídem), cualidades de la información contable. “Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de
predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual
represente fielmente los hechos económicos.

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.”
El concepto de realización expresado en el artículo 12 del mismo decreto como norma básica expresa que un hecho económico se ha realizado cuando pueda comprobarse que el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico.
Articulo 47 (Ibídem), expresa que el hecho económico debe ser identificado, registrado e incorporado a la contabilidad teniendo en cuenta su correspondencia con un elemento de los estados financieros; en este caso con Ingresos, que pueda ser medido, que el caso que nos ocupa es un contrato de compraventa con pagos futuros y que debe ser representado confiablemente en el momento en que se hace la transacción.
- Articulo 48 (Ibídem) Contabilidad de causación o por acumulación. “Los hechos
económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no
solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.”
- Articulo 27 del Estatuto tributario. Realización del ingreso. “Se entienden realizados
los ingresos cuando se reciben efectivamente en dinero o en especie, en forma que
equivalga legalmente a un pago, o cuando el derecho a exigirlos se extingue por
cualquier otro modo legal distinto al pago, como en el caso de las compensaciones o
confusiones. Por consiguiente, los ingresos recibidos por anticipado, que
correspondan a rentas no causadas, sólo se gravan en el año o período gravable en
que se causen.

Se exceptúan de la norma anterior:
a) Los ingresos obtenidos por los contribuyentes que llevan contabilidad por el sistema de causación. (lo resaltado es nuestro) Estos contribuyentes deben denunciar los ingresos causados en el año o período gravable, salvo lo establecido en este estatuto para el caso de negocios con sistemas regulares de ventas a plazos o por instalamentos;
c) Los ingresos provenientes de la enajenación de bienes inmuebles, se entienden realizados en la fecha de la escritura pública correspondiente, salvo que el contribuyente opte por acogerse al sistema de ventas a plazos.”
CONCEPTO
A pesar de la ambigüedad de la pregunta, ya que el consultante plantea inicialmente la rescisión del contrato y más adelante expresa el hecho de una venta real, este Consejo conceptúa que la contabilidad se debe llevar aplicando la norma técnica de causación; no puede entonces, determinarse el momento de la contabilización del ingreso, atendiendo a reglas diferentes de “la lógica” de la causación, como lo ha pretendido el consultante, sino que ésta debe ceñirse a las reglas del sistema de “causación”, como quiera que éste es el sistema contable al cual están obligadas las sociedades comerciales.
Para el manejo tributario, que es lo que preocupa al consultante, vale decir que al ente económico organizado le asiste una responsabilidad frente a la carga impositiva, la cual habrá de tasarse en muchos casos sobre sus ingresos y la manipulación contable no puede ser una herramienta para evadirlos; así las cosas, si las operaciones referidas generan ingresos gravados, éstos serán tomados como base de los tributos en forma obligatoria y definitiva.
El presente concepto fue aprobado por la Sala Plena del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en la sesión realizada el 12 de Noviembre de 2002, actuando como ponente el Consejero Héctor Jaime Correa Pinzón y con los votos positivos de los Consejeros Luis Alfredo Caicedo Ancines, Norma Dolly Castañeda Mesa, María Ofelia Polanco Mayorga, Ernesto Fajardo Rodríguez, Luis Antonio Anaya Bernal, Jesús María Peña Bermúdez y Neftalí Ríos Serrano. Este concepto tiene los alcances previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo….”

 

Principio de realización

La legislación contable colombiana, establece como uno de los principios básicos de la Contabilidad, el principio de la realización, el cual es contemplado por el artículo 12 del decreto 2649 de 1993 que señala:
Sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrifico económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
PAR.—Adicionado. D. R. 2337/95, art. 3º. El beneficio o sacrificio económico, o el cambio en los recursos a que se refiere el presente artículo, podrá cuantificarse estimando la variación en el valor de realización o de mercado a que se refiere el artículo 10 del presente decreto.
En este orden de ideas, bajo este principio, solo se reconoce un hecho económico cuando jurídicamente se ha configurado, cuando jurídica y legalmente haya nacido el derecho o la obligación como consecuencia de la ocurrencia de un hecho o evento económico. Según este principio, y dándole una interpretación estricta, mientras no exista la certeza de la existencia del derecho o la obligación, mientas ese derecho o esa obligación no sean jurídicamente oponibles a terceros, un; hecho económico no se debe reconocer.
La anterior interpretación, claro está, deja por fuera un sinnúmero de hechos y situaciones que se hace necesario reconocer aun cuando no se tenga la certeza de sus efectos económicos, como es del caso de las provisiones y contingencias, las cuales parten de supuestos en los que aun no ha ocurrido ningún hecho económico, pero que con base a otros hechos ya ocurridos, y haciendo uso de las estadísticas y de la probabilidad, es preciso anticipar, no para representar la situación económica real de la empresa como debiera ser si se mira este principio en su esencia más pura, sino con el objetivo de preservar la estabilidad económica y financiera de la empresa, puesto que son estas estimaciones la que permiten prever circunstancias, que pudieran comprometer el futuro económico y financiero de un ente, y permiten también diseñar planes de contingencia y alternativas de solución ante la eventual ocurrencia de lo estimado y previsto.
El principio de realización permite el cumplimiento de algunos de los principales objetivos de la contabilidad, como lo es el de servir como medio de información y de control; cuando se reconocen debida y oportunamente los hechos, además de informar fielmente la realidad contable de la empresa, permite tener un control de la misma, en tanto que al tener un registro histórico de los eventos y hechos de la empresa, permite un análisis sobre la información que se tiene, sobre la que se ha de tomar decisiones.
Si el principio de la realización, es uno de los elementos básicos para poder hacer además de un debido control, informar a las directivas de la empresa para la toma de decisiones, se convierte este principio en uno de los pilares de uno de los principales paradigmas de a contabilidad, que lo es el paradigma de la utilidad.
Si bien el principio de realización no se aplica de una forma estricta, si es el elemento básico para estructurar un sistema de información contable que permita, además de informar lo sucedido dentro de la empresa, prever situaciones futuras que se pueden, o bien minimizar si son negativas, o aprovechar si son positivas, lo que lo convierte en uno de los pilares de la contabilidad.
El principio de realización se identifica con el Principio de causación, cuando quiera que este se basa precisamente en el principio de realización, ya que según el principio de causación, los hechos deben ser reconocidos en el periodo en que se realicen, y armonizado con el artículo 12 del decreto 2649 que señala que solo se deben reconocer hechos realizados, podemos concluir que un hecho no se puede causar hasta tanto no se haya realizado.
Es común confundir el principio de realización con el Principio de causación, por lo que es preciso hacer claridad sobre el concepto de cada uno de ellos:
En primer lugar, se entiende que un hecho se realiza cuando de un hecho económico se desprende una obligación o un derecho, o al menos se puede evidenciar o suponer con bases ciertas y que además se puede hacer una cuantificación razonable que como consecuencia se tendrá un beneficio o sacrificio económico. Así las cosas, el primer paso es que ocurra un sucedo, un suceso que cumpla con las condiciones y requisitos ya señalados. Luego hasta aquí, apenas se confitura el principio de realización; ha sucedido un hecho económico que a la luz de lo conceptuado por el mismo principio de realización,; se puede considerar realizado, consumado, finiquitado.
En segundo lugar, y una vez realizado el hecho, este se debe reconocer. Notemos que primero debe existir el suceso para luego reconocerlo, y el hecho de reconocerlo es precisamente lo que hace el Principio de causación; reconoce, registra en los libros de contabilidad un hecho económico sucedido y reconocido.

 

Principio de causación vs Principio de realización

Uno de los fundamentos de la contabilidad son los principios de causación y realización, lo cuales debemos comprender y diferenciar para poder entender con claridad el proceso contable.
Para algunas personas, en especial estudiantes, el diferenciar y comprender estos dos principios les representan cierta dificultad.

Los principios de contabilidad nos dicen que un hecho económico se causa una vez haya sido realizado. De aquí se desprende que un hecho económico sólo se puede causar si antes se ha realizado, es decir, que no se pueden causar hechos económicos no realizados. Se concluye entonces, que primero debe existir la realización, y luego la causación.
Veamos que causar. Causar es contabilizar. Es reconocer y registrar en la contabilidad la ocurrencia de un hecho económico. Cuando se hace una compra o una venta, se procede a llevar a la contabilidad. Se debe tener en cuenta que lo que se causa es la ocurrencia de un hecho económico, más no necesariamente el pago o recibo de dinero. Por lo que una venta, así no se haya recibido el dinero, se contabiliza como una venta. Es un ingreso.
Veamos que es realizar. Un hecho económico se realiza cuando nace un derecho o una obligación. Cuando se consolida la obligación o el derecho. Por ejemplo, una promesa de compra no es una compra realizada, es sólo una promesa. La compra se entiende realizada una vez se ha facturado, es allí cuando nace el derecho de cobrar la factura por parte del vendedor, y la obligación del comprador de pagarla. Recordemos que el código de comercio asimila la factura a una letra de cambio, es decir, a un título valor el cual puede ser recuperado mediante acción judicial.
El principio de causación, tiene como base la realización de un hecho económico, y un hecho económico se realiza cuando nace una obligación o un derecho. Para que un hecho económico se considere realizado, basta con que el derecho o la obligación surja, más no que se hagan efectivos. Esto quiere decir, que por ejemplo, en el caso de hacer una compra, para considerarla como tal, no es necesario recibir el pago. En este hecho, al momento de facturar nace el derecho y la obligación de las partes, y por tal razón ya se considera realizado el hecho económico. Siendo así, no importa que la compra se haga a crédito. Así el dinero no se reciba, el hecho ya está realizado y se debe reconocer como tal, es decir, que se debe causar, contabilizar el respectivo ingreso.
Queda claro, pues, que primero debe suceder el hecho económico (Realizar) para poderlo contabilizar (Causar).
Recordemos que se debe entender como hecho económico cualquier operación que una empresa realice, ya sea externa o internamente (compras, ventas, créditos, aportes, distribución de dividendos, etc.)

 

Principio de asociación

Uno de los principios de contabilidad más importantes es el principio de asociación.
El principio de asociación hace referencia a la relación que debe existir entre los ingresos y los costos y gastos incurridos para generar dichos ingresos.
Desde el punto de vista económico, no puede existir un ingreso sin costo o gasto. Necesariamente se debe invertir o gastar algo para poder obtener un ingreso, por consiguiente siempre habrá un costo o gasto relacionado con cualquier ingreso.
Respecto al ingreso podemos decir sin temor a equívocos que todo ingreso tendrá algún gasto o costo asociado, pero no podemos afirmar en cambio que todo gasto o costo generará por obligación algún ingreso, puesto que en algunos casos no se obtienen recurso alguno de lo invertido o gastado.
El principio de asociación es muy importante para determinar la utilidad de un periodo, puesto que la utilidad será el resultado de imputar a los ingresos obtenidos los gastos y costos relacionados con esos ingresos, y tanto los ingresos como los gastos y costos deben pertenecer a un mismo periodo, por tanto el periodo contable irá siempre de la mano con el principio de asociación, pues de lo contrario no se podría tener una referencia en el tiempo para poder asociar los unos  y los otros.
El principio de asociación es de suma importancia tanto en la parte contable financiera como en la fiscal. Respecto a la parte fiscal, no es posible deducir un gasto o costo que no esté asociado a un ingreso [relación de causalidad].
Sobre el principio de asociación, dice el artículo 13 del decreto 2649 de 1993, decreto que constituyen los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia:
Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.
La aplicación correcta del principio de asociación permitirá a la empresa determinar con exactitud la utilidad del ejercicio, puesto que se podrá tener certeza que se ha considerado cada erogación incurrida en la obtención de los ingresos, lo cual hará que la contabilidad sea más confiable y útil.

 

Principio de la esencia sobre la forma

CONCEPTO DE ESENCIA SOBRE FORMA
(Concepto CCTCP 210 de Diciembre 28 de 1998)

1. SÍNTESIS DE LA CONSULTA
“1. El principio de contabilidad generalmente aceptado en Colombia contenido en el Art. 11 del Decreto 2649/93 que se refiere a la “Esencia sobre Forma”, debe ser aplicado en forma obligatoria para registrar todos los hechos económicos ocurridos en una sociedad?
2. Existen excepciones a este principio?
3. Si existen cuales serían?”
2. ANTECEDENTES
En el libro “Las normas de contabilidad en Colombia”, el C.P. Yanel Blanco Luna explica en la página 82 : “La sustancia de las transacciones y demás sucesos no siempre es consistente con lo que aparenta su forma legal o trama externa. Por ejemplo, una empresa puede vender un activo a un tercero de tal manera que la documentación aportada dé a entender que la propiedad ha pasado a este tercero. Sin embargo, pueden existir simultáneamente acuerdos que aseguren a la empresa el continuar disfrutando de los beneficios económicos incorporados al activo en cuestión. En tales circunstancias, presentar información sobre la existencia de una venta podría no representar fielmente la transacción efectuada (en el caso de que verdaderamente haya habido tal transacción)”.
A su vez el C.P. Luis Alirio Téllez, en su artículo “El dilema entre forma y contenido”, publicado en la revista Memorando Económico, Bermúdez y Valenzuela, volumen XIV, número 7 de Julio de 1996, hace las siguientes anotaciones:
“(…). La esencia apunta a la realidad económica, vale decir, a si se concreta de manera cierta e indiscutible la transacción contable y su efecto económico.
La forma se orienta a si un hecho económico se fundamenta en requisitos de orden legal, vale decir formalidad legal para poder reconocer y revelar la ocurrencia de un evento económico.
(…).
Por regla general, la enajenación de bienes o la prestación de servicios sujetos a condición o eventos por cumplir, tipifican la noción de esencia sobre forma, que en cada caso deben ser evaluados cuidadosamente para definir si un hecho económico debe ser reconocido y revelado en su esencia y forma o en su esencia o en su forma, lo cual significa que no existe una regla o fórmula que permita de por sí concretar el límite tenue entre la realidad económica y su formalidad legal; (…).
La adecuada asociación de la realidad económica con la forma legal es su factor primordial, por lo general subjetivo, para definir la incidencia de sus posibles conflictos de interpretación y delimitar con razonabilidad la incidencia en los estados financieros.
La esencia sobre forma, en oportunidades, la definen las características y cualidades de los entes económicos que participan en el evento económico. (…).
La esencia sobre forma, en otras oportunidades depende de la naturaleza y características de los negocios jurídicos explícitos o implícitos en determinados eventos. (…)”.
La esencia de un evento económico debe prevalecer sobre su forma, sin perjuicio de la realización y la causación para que se puedan cumplir los objetivos y las cualidades de la información contable, vista ésta como la base para la toma de decisiones comerciales o no comerciales”.

3. FUNDAMENTACIÓN LEGAL
La norma legal sobre el tema aparece, como la consultante lo indica en su carta, en el artículo 11 del Decreto 2649 de 1993 que dice: “Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre situación financiera y los resultados del ejercicio”.
Por su parte el Consejo de Estado, con fecha 30 de Abril de 1998, expediente 8725, con ponencia del doctor Delio Gómez, profirió sentencia sobre el tema así:
“En el caso sub-judice, la Administración, inició la investigación (…) encontrando que si bien los registros contables de (…) se encontraban respaldados por comprobantes internos y externos, esto es las correspondientes facturas de compra, oficios de transferencias de fondos y comprobantes de egreso en algunos casos, se puso de manifiesto la ausencia de establecimiento de comercio (…) como instrumento indispensable para la realización de los fines de la empresa en relación con la sociedad primeramente citada y la falta de credibilidad de las operaciones realizadas con las demás (…)”
“Tales hechos indicadores, a juicio de la sala, permiten afirmar, sin lugar a duda, que los libros de contabilidad de la sociedad actora no constituyen “prueba suficiente” por haber quedado desvirtuados a través de las verificaciones efectuadas por la Administración (…)”
“En tales condiciones el certificado expedido por el Revisor Fiscal de la sociedad actora arrimado al proceso para demostrar las compras discutidas, no presta mérito probatorio pues adolece de la misma falta de credibilidad de la contabilidad, por carencia de prueba respecto a la realización de las operaciones (…)”
“ Si bien (…) en el expediente obra certificación de la Cámara de Comercio acerca de la existencia y representación legal de la sociedad (…), tal certificación no demuestra la realidad de las operaciones que fueron glosadas por la Administración, pues ni siquiera posee establecimiento de comercio de la sociedad y por ende falta de credibilidad de las operaciones (…). No basta con la prueba de la existencia jurídica de la sociedad, para entender que se han efectuado las operaciones contractuales discutidas, pues el punto en examen no es ese, sino, concretamente, el de la realidad de las compras, para lo cual es indispensable, sin lugar a equívocos, que ambas partes hayan manifestado su voluntad para el perfeccionamiento del negocio jurídico (…).”
“Las certificaciones del Banco (…) en donde éste certifica (…) acerca del pago de cheques (…) girados a favor de (…), tampoco tienen la virtualidad de enervar la actuación administrativa, puesto que con ella solamente confirma el aspecto formal de la operación, no la realidad; que constituye el motivo de rechazo (…)”.
Complementariamente debemos recordar que el artículo 47 del Decreto 2649 de 1993 se refiere al reconocimiento de los hechos económicos así: “El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos realizados…” (Lo subrayado no es del texto).
Como lo anota el consultante, el principio comentado está contenido en un decreto expedido por el Gobierno Nacional previo el cumplimiento de las disposiciones legales sobre la materia, decreto que se encuentra vigente y el cual es de obligatorio cumplimiento de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 18 del Código Civil Colombiano, concordante con lo estipulado por el artículo 9 Ibídem, normas que en su orden rezan:
“Artículo 18. – La ley es obligatoria tanto a los nacionales como a los extranjeros residentes en Colombia”.

“Artículo 9. – La ignorancia de la ley no sirve de excusa”.
4. CONCEPTOS DEL CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA
Una vez estudiados los puntos anteriores, el CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA, aprobó los siguientes conceptos:

1. Se puede concluir que la norma de Esencia sobre Forma es de obligatorio cumplimiento pero, como el mismo principio contempla, cuando existan normas superiores que no permitan el reconocimiento, no se deberán registrar, sino indicar su efecto ocasionado, en notas a los Estados Financieros. De tal suerte que todos los hechos económicos ocurridos en la Sociedad tendrán de acuerdo con la norma de Esencia sobre Forma dos alternativas :
a. Reconocerse y registrarse, cuando las normas superiores no impidan tal reconocimiento, o
b. Mediante notas a los estados financieros, indicarse el efecto ocasionado por el cumplimiento de las normas superiores, cuando impidan el reconocimiento.
2. No existen excepciones al principio de Esencia sobre Forma, sino que el mismo principio determina cuándo no pueden ser reconocidos los hechos económicos de acuerdo con su esencia.

 

Principio de asociación

 

Uno de los principios de contabilidad más importantes es el principio de asociación.
El principio de asociación hace referencia a la relación que debe existir entre los ingresos y los costos y gastos incurridos para generar dichos ingresos.
Desde el punto de vista económico, no puede existir un ingreso sin costo o gasto. Necesariamente se debe invertir o gastar algo para poder obtener un ingreso, por consiguiente siempre habrá un costo o gasto relacionado con cualquier ingreso.
Respecto al ingreso podemos decir sin temor a equívocos que todo ingreso tendrá algún gasto o costo asociado, pero no podemos afirmar en cambio que todo gasto o costo generará por obligación algún ingreso, puesto que en algunos casos no se obtienen recurso alguno de lo invertido o gastado.
El principio de asociación es muy importante para determinar la utilidad de un periodo, puesto que la utilidad será el resultado de imputar a los ingresos obtenidos los gastos y costos relacionados con esos ingresos, y tanto los ingresos como los gastos y costos deben pertenecer a un mismo periodo, por tanto el periodo contable irá siempre de la mano con el principio de asociación, pues de lo contrario no se podría tener una referencia en el tiempo para poder asociar los unos  y los otros.
El principio de asociación es de suma importancia tanto en la parte contable financiera como en la fiscal. Respecto a la parte fiscal, no es posible deducir un gasto o costo que no esté asociado a un ingreso [relación de causalidad].
Sobre el principio de asociación, dice el artículo 13 del decreto 2649 de 1993, decreto que constituyen los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia:
Asociación. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.
Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.
La aplicación correcta del principio de asociación permitirá a la empresa determinar con exactitud la utilidad del ejercicio, puesto que se podrá tener certeza que se ha considerado cada erogación incurrida en la obtención de los ingresos, lo cual hará que la contabilidad sea más confiable y útil.

 

Contabilidad

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD
Tradicionalmente la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho de ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.
La contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e interpretar la información financiera de la organización.
Las actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo y la sistematización de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase del proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de mayor importancia, como el análisis e interpretación de la información.
El objetivo primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus resultados operacionales y en su situación económica. Los administradores de la empresa, los accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente requieren información financiera de la organización para sus respectivos análisis.
La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna.
Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la administración.
Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de información contable de la empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdos con sus patronos. El gobierno también hace uso de la información suministrada por contabilidad.
Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa información financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo.
La complejidad y gran número de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las operaciones comerciales.
Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza.
La importancia se basa en unos propósitos principales como:
§  Para el uso en la planeación y control de las operaciones normales de la empresa.
§  Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulación de las políticas.
§  Rendir informes externos a la empresa.
LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA
La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo que investiga la consecución de otro nuevos.

Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o métodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo metodológico, que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias, particularmente la economía de la empresa.
Debido a esto último, hay una clara subordinación de la contabilidad respecto a la economía, y también en gran medida al derecho.
Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida entera en suma, están minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurídico.
Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar la teneduría de libros.
A continuación relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad.

1.4.1 La Macro Contabilidad.
Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconómicas es decir, a la determinación en cifras de la situación económica de un país, también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas tales como la producción y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras.
La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del desempeño de la economía de la producción de bienes y servicios, y también pone de manifiesto las relaciones existentes entre las 3 variables macroeconómicas fundamentales.

La relación que existe entre las 3 variables desempeña un papel importante en la determinación de los niveles de ingreso y producción en la economía. A pesar de la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior.

1.4.2 La Micro Contabilidad.
Se define como la Contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean personas físicas o sociales, también denominada Contabilidad de Empresa.
La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de determinar magnitudes económicas con un notable grado de abstracción, que requieren una cuidadosa definición previa.
La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo.
La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la determinación de los flujos económicos financieros.
1.4.3 Contabilidad Financiera: General o Externa.
Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiación). Su principal cometido es la elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que constituyen hechos contables.
Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para planificar y controlar los procesos de producción.
Analiza los procesos de producción desde el punto de vista cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una información fundamental, a fin de establecer decisiones de política empresarial en lo que se refiere a la programación y el control de la actividad productiva.
2.1 QUE ES CONTABILIDAD
Es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

2.2 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
§  Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
§  Establecer en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
§  Llevar un control de todos los ingresos y egresos.
§  Facilitar la planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
§  Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
§  Servir de fuente fidedigna de información ante terceros.

2.3 CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN

Más conocido como el Principio de causación que significa que los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

2.4 PARTIDA DOBLE
El Método de la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, según el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por igual valor.
Es un sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:
§  Cuando una persona vende, hay otra que compra.
§  Cuando una persona entrega, hay otra que recibe.
§  No puede existir deudor sin acreedor.
§  No puede existir acreedor sin deudor.
Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas.
Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.
El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.

2.5 VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE

Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre sí.
Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general.

2.6 ASIENTOS CONTABLES

Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos cuentas.

2.6.1 Comprobantes de Contabilidad.

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

2.6.2 Contenido del comprobante.
§  Fecha
§  Origen
§  Descripción
§  Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.

2.7 ECUACIÓN PATRIMONIAL

La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo.

2.7.1 Descripción de la Ecuación patrimonial.

Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,
Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.
2.8 CONCEPTO DE CUENTA

Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa.

Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la interpretación de las operaciones de un ente económico.

2.8.1 Partes de una cuenta.
§  Título o nombre.
§  Fecha.
§  Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando.
§  Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento (débito).
§  Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito).
§  Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos.
2.8.2 Clasificación de las cuentas.

2.8.2.1 Cuentas Reales o de Balance.

Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en bancos o en caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

Características de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
§  Estar bajo el control de la Empresa.
§  Generar un derecho de reclamación.
Pasivo. Es la cuenta que representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Es la representación financiera de las obligaciones presentes del ente económico, derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios de otros entes.

Características de los pasivos.
§  La obligación tiene que haberse causado.
§  Existe una deuda con un beneficiario cierto.
§  Representa para la empresa una obligación presente.
§  Una obligación es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
§  Las obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso contractual, o de un requerimiento estatutario.
Las obligaciones surgen también de prácticas normales de negocios, del deseo y la costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una manera equitativa.
Una obligación normalmente surge sólo cuando un activo es entregado, o la empresa acuerda irrevocablemente la adquisición de un activo.

La liquidación de una obligación de una obligación presente usualmente implica el que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios económicos con objeto de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.

Patrimonio. Es la cuenta que representa los aportes del dueño o de los dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Matemáticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.

Características del patrimonio. Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los propietarios de la empresa.
§  Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
§  Representa los recursos invertidos por los dueños de la empresa
§  Es igual al activo total menos el pasivo total.
§  El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.
§  Aportes efectuados por el propietario
§  Utilidades provenientes de las operaciones del negocio.
§  La disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
§  Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa.
§  Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa.
2.8.2.2 Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.

Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.

2.8.2.3 Cuenta de Orden.

Son los dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
2.8.2.4 Cuentas de Orden Contingentes.

Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

2.8.2.5 Cuentas de Orden Fiduciarias.

Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.

2.8.2.6 Cuentas de Orden Fiscales.

Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.
2.8.2.7 Cuentas de Orden de Control.

Las que se utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se usan también para ejercer control interno.
2.9 INGRESO

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad.

2.10 GASTO

Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.

2.11 COSTO DE VENTAS

Es el que representa la adquisición de los artículos destinados para la venta.
2.12 CUENTAS POR COBRAR

Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las siguientes maneras, cuentas por cobrar iníciales mas las ventas a crédito del periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo.

2.13 BALANCE GENERAL

El Balance general, es el informe básico que muestra la situación financiera de un ente económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera.

2.14 ESTADO DE RESULTADO

El Estado de resultados, es el informe básico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos y corrección monetaria.

2.15 REGISTRO

Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la información.

2.16 ESENCIA SOBRE LA FORMA

La esencia sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente económico.

2.17 PRUDENCIA

En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia a los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el periodo actual o en periodos anteriores.

2.18 INVERSIONES

Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en la adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de las políticas sociales, económicas y financieras del estado.

2.19 PERIODO CONTABLE

El Periodo contable, corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales de ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo contable va del 1 de enero al 31 de diciembre.

2.20 CUENTAS POR PAGAR

Uno de los rubros que conforman el pasivo circulante. Obligación que la empresa contrae a corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.

2.21 DEPRECIACIÓN 

Pérdida del valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institución, o empresa, al prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el costo original del elemento o bien por su vida útil. Aunque no es una erogación real de efectivo, la legislación tributaria permite tratar esta partida como un gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo así en un crédito tributario.

2.22 EMPRESA

Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.
2.23 ENTE ECONOMICO

En la empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
 

2.24 PERSONA NATURAL

Es aquel individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el personal y familiar, sirve como prenda de garantía por la totalidad de las obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Guía para construir y formalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotá págs. 15,16).

2.25 PERSONA JURIDICA

La Persona jurídica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecución de una o más actividades mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por Escritura Pública.

2.26 ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

2.27 SOCIEDADES COMERCIALES 

Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica diferente de los socios.
 

2.28 COMERCIANTES

“Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 Código de Comercio).

Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislación.
2.29 CICLO CONTABLE

Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros.
2.29.1 Partes del ciclo contable.

Consta de las siguientes partes:

Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares.
Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y

Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:
  1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
  2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas.
  3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.
El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.

2.31 LIBROS DE CONTABILIDAD

Las características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente.

2.31.1 Registro de los libros de comercio.

El registro de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma:
En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.

En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
  1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
  2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
  3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
  4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliares necesarios para:
a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;

b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y
e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
  1. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
  2. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

2.31.2 Forma de llevar los Libros de contabilidad.

Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:
  1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
  2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
  3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
  4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
  5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

2.31.3 Actos prohibidos en los Libros de comercio.

En los libros de comercio se prohíbe:

1.- Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
2.- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos.
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4.- Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

 

La partida doble no siempre afecta dos cuentas

Por regla general la partida doble afecta dos cuentas, pero esto no siempre es así, puesto que en algunos casos se pueden afectar 3, 4 o más cuentas. Lo que es un hecho definitivo, es que la partida doble no puede afectar una sola cuenta, pues no se podría hablar de partida doble.
El principio de la partida doble reza que siempre que se registre un hecho económico en la contabilidad, este registro debe hacerse por lo menos en dos cuantas, de modo que si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra cuenta se afecta en su lado negativo; de esta forma se conserva la ecuación o equilibrio que debe existir.
Así, si en la cuenta bancos se afecta en su lado positivo, la otra cuenta se afectará en su lado negativo. Un claro ejemplo de ello es cuando se retira plata del banco para comprar una máquina. En este ejemplo, al retirar plata del banco, la cuenta de bancos se afectará en su lado negativo puesto que se habrá disminuido, y a su vez se afecta la cuenta de maquinaria y equipo en su lado positivo, puesto que al comprar la máquina, esta cuenta se incrementa.
Pero hay casos en que se afecte más de dos cuentas. Veamos:
Siguiendo el mismo ejemplo de la compra de la máquina pero suponiendo que sólo se paga la mitad y se queda debiendo la mitad, tendremos que se afectan tres cuentas: la de bancos, la de maquinaria y equipo, y la de cuentas por pagar.
Supongamos que la máquina cuesta $10.000.000 y se pagan $5.000.000 de modo que se queda debiendo la suma de $5.000.000, deuda que constituye un pasivo.
En este caso tenemos dos cuentas del activo y una del pasivo. Las cuentas del activo son bancos, y maquinaria y equipo. La del pasivo es cuentas por pagar.
http://www.gerencie.com/imagenes/partida-doble.jpg
En este caso se han utilizado tres cuentas y obsérvese que la ecuación o equilibro se siguen conservando, puesto que los lados positivos tienen $10.000.000 y los negativos tienen también $10.000.000 [5 en bancos y 5 en cuentas por pagar].
No importa cuántas cuentas se afecten, el equilibrio se debe conservar. Para asegurarnos de que la igualdad se mantiene, sumamos las cuentas con saldo negativo y las cuentas con saldo positivo, y el resultado debe ser igual.
En el ejemplo, la cuenta con saldo positivo es maquinaria y quipo [10.000.000]. Las cuentas con saldos negativos son bancos y cuentas por pagar, cada una con 5 millones, por lo que al final tendremos 10 millones a cada lado.
Hay operaciones económicas en las que se pueden afectar más cuentas como en el caso de una compra o venta en la que se cobra Iva y se aplica retención por renta, Ica e Iva, y además se hace a una parte a crédito. En una situación así se están utilizando 7 cuentas.

 

Método de la partida doble

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuación patrimonial
La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.
Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble:
“Quien recibe debe a quien entrega”
“No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”
Claro está que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que señala que:
 una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dándose la contrapartida, como característica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podría existir equilibrio. No pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crédito.
En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los débitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los créditos de los débitos el resultado debe ser cero.

Esto permite conservar el equilibrio que también profesa la ecuación patrimonial. Si los débitos representan lo que se tiene, los créditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo que se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación patrimonial (Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a patrimonio)
La técnica contable de hoy día, está fundamentada en la partida doble, la cual se basa en el aumento y disminución de las diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente económico.

Esta técnica la podemos representar de la siguiente manera:
Débitos
Créditos
Aumento de activos
Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo
Aumento de pasivos
Disminuciones del Patrimonio
Aumento de patrimonio
Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la partida doble:
1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por si solos, debe proceder de algún lado)
3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (De la base del equilibrio de la ecuación patrimonial)
4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta así como se crea se debe también eliminar de la misma forma)
La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo, pero fue en realidad un monje de la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni et Proportionalita” hace referencia al “Método Veneciano” de teneduría de libros que posteriormente pasa a llamarse Método de la partida doble.

 

Origen de la partida doble

 

Documento enviado como respuesta y complementación  al artículo Método de la partida doble publicado aquí
Aun cuando parezca no tener importancia, soy un aferrado tradicionalista y he discurrido en diferentes medios tratando de que se aclare el nombre del precursor de la partida doble en contabilidad, que a mí juicio, y también de otros que coinciden conmigo, es LUCA PACIOLI.(1)
Es cierto que muchos autores, incluso enciclopedias especializadas lo nombran bien como Luca Paciolo o Lucas Pacioli, a veces con doble c, pero no obstante me remito a la forma original expresada en otros muchos documentos de gran relevancia histórica.
Pero si de pronto no es trascendental el que se identifique con estas ligeras variaciones, no se puede predicar lo mismo de su afirmación respecto de la autoría del tratado de la matemática, que le resta reconocimiento a su autor.
Comentan ustedes:
“…La partida doble, equivocadamente se cree que fue ideada por Lucas Pacciolo (sic), pero fue en realidad un monje de la orden franciscana quien en el siglo XV en la obra Summa de Aritmética, Geometría, Proportioni et Proportionalita” hace referencia al “Método Veneciano” de teneduría de libros que posteriormente pasa a llamarse Método de la partida doble”.
La obra aquí citada es precisamente la que mayor proyección le ha dado a su autor Pacioli y es, naturalmente por la que más se le conoce.
“(…) Lo que entre otros trabajos importantes diò celebridad en el mundo científico al nombre de Luca Pacioli, fue su obra monumental, la Summa de Aritmetica, Geometrìa, Proportioni et Proportionalita, escrita en un italiano bárbaro, lleno de formas dialectales y de latinismos, impresa por Paganino de Paganini, en Venecia, el 10 de noviembre de 1494, y reimpresa en Toscolano por el mismo editor en 1523. Se trata de una especie de enciclopedia de las ciencias matemáticas: aritmética, álgebra, matemática financiera, cálculo de probabilidades, contabilidad, geometría, etc., y en la que se encuentra igualmente una especie de repertorio de costumbres comerciales de las principales regiones mercantiles del mundo (…)”(2)
“(…) La originalidad de la obra de Pacioli se ha puesto a menudo en tela de juicio. En primer lugar, se ha pretendido que a este sabio no podía considerársele como el primer autor contable, por que dicho título correspondía a Benedetto Cotrugli. Esta afirmación se basa evidentemente en una confusión terminológica, porque si bien Cotrugli ha escrito sobre contabilidad antes que Pacioli, este último es el primero que ha publicado un tratado de contabilidad impreso. Treinta y seis años antes de esta publicación; es decir, en 1458, Benedetto Cotrugli, que se denomina así mismo,Raugeo (raguseo), escribiò en el castillo de Serpici, pròximo a Nápoles, una obra titulada Della Mercatura e del Mercante perfetto. Cotrugli, que naciò en Ragusa (Yugoeslacia) y desempeñò cierto papel en el gobierno de Dalmacia, residió largo tiempo en Nápoles en calidad de cónsul de su país. Su libro permaneció manuscrito hasta que 115 años mas tarde, en 1573, uno de sus compatriotas llamado Francisco Patricio Dálmata, publicó el manuscrito en Venecia (…)”(3)
“(…) No sólo el tardíamente impreso tratado de Cotrugli ha permitido a ciertos autores sostener que Pacioli no es el autor de la primera obra de contabilidad, sino que da pie para hacer una aserción màs grave: la de que en definitiva la obra de Pacioli no es más que un plagio. En efecto, es indudable que muchas expresiones que aparecen en la obra de Cotrugli figuran también en el tratado de Pacioli. Ahora bien, este último no ha podido plagiar al primero porque el manuscrito de Cotrugli no se publicó hasta setenta y nueve años después de haber sido impreso el libro del franciscano de Borgo San Sepulcro. De esto a llegar a la conclusión de que ambos autores han bebido en una fuente común, no hay màs que un paso. Evidentemente, es una hipótesis plausible. No sería extraño que Cotrugli y Pacioli hubieran aprendido los rudimentos de la contabilidad, tanto de los mercaderes como en los manuales de los abachisti venecianos, lo que explicaría la similitud de las expresiones corrientemente utilizadas por los comerciantes de la ciudad de los canales. En cuanto a Cotrugli se refiere, es preciso señalar que la enseñanza de la contabilidad comercial era obligación en Ragusa en el siglo XV (…)” (4)
“(…) En todo caso, no pueden compararse la extensión y la amplitud de la obra de Pacioli con las someras notas contenidas en el capítulo del libro de Cotrugli (…)” (5)
De lo aquí trascrito, es fácil concluir apreciados señores, la autoría de Pacioli del cèlebre tema. De manera que, el monje franciscano a que ustedes se refieren , no puede ser otro que, Luca de Burgo Santo Sepulcro por su nombre religioso o Luca Pacioli, por su nombre de pila.
Formulo este comentario teniendo en cuenta que su pàgina es muy visitada, consultada y seguida por estudiantes de varias disciplinas y en particular de la materia contable, por quienes estimo, que es prudente que también conozcan otros conceptos.

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