Modelo de Informe de
Control Interno
Para la Junta Directiva de la empresa
SOFTWARE AL DIA
Preparado por la
Auditoría
Marzo 20 de 2011
Nota del autor
Este modelo servirá a contadores, Auditores y Revisores Fiscales como
guía básica de lo que puede ser un tipo de informe de Control Interno; su uso
no nos responsabiliza de lo que se redacte con base en él.
Alcance.
Se harán consideraciones
con base en la labor realizada entre el 1º de Enero y el 31 de Diciembre del año 2010
Justificación
Los informes de final del
período sirven a la alta dirección no solo para evaluar el trabajo ejecutado
sino para determinar si lo ejecutado corresponde a los requerimientos de la
empresa.
El marco de
internacionalización de las empresas, exige que la visión futura se enfoque
hacia la evaluación de los requerimientos de esta internacionalización en todas
las áreas de la empresa.
Por éste motivo además de
los informes que exige la Ley como la Certificación de los Estados Financieros,
el Dictamen de los mismos, el Informe de Gestión y el Informe de Control
Interno; se solicitó una vez mas que para el Informe de Gestión se preparasen
informes por áreas, como las de Recursos Humanos, Producción, Mercadeo,
Finanzas y Control de Calidad.
Marco Conceptual
El Control Interno es un
proceso, ejecutado por la Junta Directiva y la Alta Dirección de la Empresa
para la administración de una entidad, diseñado específicamente para
proporcionarle seguridad razonable de conseguir efectividad y eficiencia en las
operaciones; suficiencia de la información financiera y cumplimiento de las
leyes y regulaciones aplicables.
Marco legal
El informe sobre Control
Interno se constituye en un elemento básico que permite determinar si los
marcos legales y jurídicos se cumplen; si los ordenamientos Corporativos son
tenidos en cuenta; si los procedimientos aplicados corresponden a los
propuestos por la alta dirección y si los lineamientos establecidos de control
interno corresponden a la dinámica y desarrollo de la empresa.
Se ejecutó la Auditoría cumpliendo
con las Normas de Auditoría de General Aceptación (NAGAS).
Enfoque del Control
Interno
El Control Interno que
evalúa la Auditoría está fundamentado en Normas de Auditoria de general aceptación y Pronunciamientos del Consejo Técnico de la
Contaduría, los cuales aunque no tienen
la calidad de obligatorios, sí corresponden a un proceso investigativo que bien
puede ser tenido como premisa básica para el desarrollo de éste enfoque de
Control en proceso de universalización.
Marco teórico de los
componentes del Control Interno de la empresa
Los componentes del
Control Interno se interrelacionan; se derivan de la visión de la empresa, y se
integran a los procesos administrativos.
Estos componentes son:
Ambiente de control.
Al cual se asocian
elementos como la integridad, valores éticos, y la competencia o conocimientos
así como las habilidades que poseen las personas para cumplir adecuadamente sus
funciones.
Evaluación de Riesgos.
Es la identificación y
análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos, los cuales
representan la orientación básica de recursos y esfuerzos, y se constituyen en
el camino para identificar factores críticos de éxito. Los riesgos incluyen
factores externos e internos.
Actividades de Control
Son las que realiza la
Gerencia y demás personas de la empresa, para cumplir directamente con las
actividades asignadas, las cuales están representadas en políticas, sistemas y
procedimientos y se incluyen entre estos controles, los relacionados con los
sistemas de Información.
Información y
Comunicación
Para lograr los objetivos
es necesario disponer de información adecuada y oportuna.
Se desprende como
conclusión que la información cumple distintos propósitos y se utiliza a
diferentes niveles.
El Seguimiento y la
Supervisión
Estos pueden ser ejecutados por el personal encargado
de los propios controles (auto evaluación)
y se aplica mediante cuestionarios o entrevistas comunicando las debilidades u
oportunidades de mejoramiento.
Objetivos del informe de
Control Interno
1. Dar a conocer la
situación del control interno de la empresa.
2. Cumplir con la
obligación de dar cuenta oportuna y por escrito de las irregularidades o
desviaciones en que se incurra en la realización del objetivo social
3. Hacer conocer a la
alta Dirección que las operaciones que se celebran cumplen con los estatutos y
con las decisiones de los socios.
4. Informar a la alta
Dirección del cumplimiento de las responsabilidades asignadas como son:
·
Velar porque se lleve
regularmente la contabilidad cumpliendo la reglamentación contable y fiscal.
·
Inspeccionar asiduamente
los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de
conservación y seguridad.
·
Impartir instrucciones,
practicar inspecciones y solicitar informes que sea necesarios para establecer
controles permanentes y necesarios.
·
Autorizar con la firma
los Estados Financieros debidamente
acompañados del Dictamen y las Notas que forman con ellos un todo indivisible.
Temas a tratar en éste
informe
Se han seleccionado los
temas que se consideran importantes y que requieren ser tomados en cuenta al
momento de las decisiones
1. Consideraciones
relacionadas con aspectos generales de operaciones en el exterior
a. Los procesos de
Contratación en el exterior se han venido implementando dentro de la Norma ISO
9000 en forma amplia y detallada.
b. Manejo del software y
de los contratos con los clientes.
Los contratos que firme
la empresa, conviene que se consideren como un solo producto “Licencias”
incorporando a ésta figura los servicios requeridos.
Se requiriere sectorizar
mejor los controles de costos y de indicadores de gestión por cada proyecto.
Cabe tener en cuenta que
la empresa es más creación de valor futuro, que la operación y gestión que
reflejan los documentos como operaciones reales.
La tendencia de la
Dirección debe ser la de maximizar este valor futuro, con base en una excelente
gestión en todas las áreas de la empresa mediante la agregación de valor.
Es preciso con relación a
las operaciones con clientes del exterior tener en cuenta las normatividad vigente.
Es preciso al aplicar las
normas atemperarse en la práctica a las variables relacionadas con marcos
legales de los países receptores del producto o licencia.
Se requiere desarrollar
un proceso de análisis relacionado con las nuevas licencias de software que
permiten que estas al ser vendidas sean exentas del impuesto de renta. Implica
lo anterior como antes se expresó que se hace necesario el establecer unos
centros de Costos, para controlar como inventarios aquellas licencias que se
coloquen o vendan.
Además del aspecto
anterior es importante lograr la legalización de las nuevas Licencias con base en
las nuevas normatividades de control vigentes.
Es preciso enfocarse en
negocios internacionales de venta de licencias y servicios hacia empresas
instaladas en países del la Comunidad Andina, Argentina y Chile dada la posibilidad de que estas ventas de
bienes y servicios además de no estar afectadas por el impuesto a las ventas,
puedan ser tomadas como ventas no gravadas en relación con el impuesto a la
renta.
Los beneficios obtenidos
de los negocios con el Ecuador por constituir ventas no gravadas han sido
importantes en años anteriores.
Además de los aspectos
anteriores es preciso establecer un plan en relación con las utilidades
acumuladas de años anteriores; estableciendo que dadas las condiciones del inversionista del
exterior lo mejor es girar utilidades no
gravadas, pues de lo contrario puede resultar altamente gravoso su giro una vez
que se decreten como utilidades a distribuir.
Otro aspecto vital es el
particularmente basado en el Producto (Software) con su proceso de venta
fundamentado en un Contrato internacional debidamente evaluado pero siendo
facturado buscando las mayores ventajas para la empresa.
c. Estados Financieros
(consolidados)
Deben prepararse estados
financieros que acumulen la información (la
consoliden) de las diferentes empresas facturadoras o gestionadoras que incluyan las operaciones
y además la evaluación del los Activos o Capital intelectual incorporados
teniendo como brújula operativa un Sistemas de Costos.
2. Revisión por áreas de
operación
a. Área de Ingresos
incluidas las inversiones y manejo de Clientes
1. Se efectuaron las
revisiones correspondientes al área determinando que existen registros que
maneja el área de ventas y registros que hace el área contable que muchas veces
no resultan compatibles. Muchas veces se anulan facturas por falta de
planeación de las mismas o de convenios con las empresas para evitar efectos
fiscales.
2. El valor de los saldos
de anticipos recibidos de los contratos al 31 de Diciembre del año son de
$ XXXXXXXX y el saldo a la misma fecha
del año anterior era de $XXXXXXXX.
En contratos menores no
se aplicó el procedimiento del anticipo previsto como un medio de financiación.
3. Fueron en el año anterior se presentaron pérdidas por la revaluación del peso frente al
dólar. Estos valores están afectando los
resultados de la empresa.
· Evaluación del Control interno
1. Los ingresos que se
reciben como producto de las inversiones, son ingresados y controlados con
arqueo mensual tanto físico de los documentos negociados, para determinar la corrección del registro y
su correspondencia por causación.
3. Los ingresos por
concepto de abonos de clientes así como los anticipos, son preparados por el
Departamento de Cartera y controlados por el área financiera y contable.
4. Los comités que hace
el área Financiera y la de ventas permiten hacer el seguimiento al cumplimiento
de las metas. Sin embargo si se analiza el presupuesto se concluye que no
obstante el seguimiento, los resultados no son siempre los esperados.
5. En el proceso de
aseguramiento de la calidad ISO 9000, se han establecido procedimientos para la
preparación y documentación de los contratos nacionales e internacionales.
· Recomendaciones para mejorar el control interno:
1. Que se unifique el
registro de cartera y contabilidad, y que una vez se establezca el mejor
procedimiento quede el registro solamente en manos del área contable.
2. Con relación a las
Inversiones, hemos solicitado la preparación de un manual de procedimiento de
control de los riesgos en las
inversiones tal como lo hacen las empresas con las cuales se negocian
las inversiones. Además debe preverse un control que evite que sea solamente
una persona la que tenga acceso a dicho manejo.
3. Como ya está nombrado un
abogado para la gestión de cobro de las facturas vencidas es preciso hacer seguimiento permanente a su
labor.
4. Debe continuarse el
control de las Deudas de Difícil cobro hasta el logro de la cancelación.
5. Se ha determinado que
para facilitar las Conciliaciones bancarias, las diferencias del mes se
registrarán en el mes siguiente, pero se requiere que en ningún caso haya un
retardo en la aplicación de éste procedimiento.
6. Como se consideró no
conveniente el registro de la empresa como auto retenedores, por los efectos
financieros, se deben adecuar todos los controles administrativos que faciliten
la labor de obtención de los certificados de retención en la fuente
correspondiente.
b. Área de Egresos y
comportamiento con los Pasivos
1. Se hacen las
evaluaciones permanentemente con ocasión de la revisión documentaria anticipada
de la retención en la fuente, de Reteiva, de Impuesto a las Ventas con base en
los lineamientos establecidos en las normas tributarias y el proceso de compra
de acuerdo con lo establecido en las Norma ISO 9000 y cuando ha sido pertinente
se han hechos las observaciones relacionadas con posibles desviaciones.
2. El control
documentario lo hemos considerado adecuado. Excepto en el caso de la pérdida ya
explicada en las Revelaciones.
3. Se vienen soportando
las compras con las tres cotizaciones. Sin embargo cuando se trata de los
gastos de viáticos se han encontrado casos en los cuales los documentos no son
reportados en forma oportuna.
4. Los documentos
correspondientes a costos y gastos que se generan en el exterior viene siendo
motivo de seguimiento para que sean deducibles, teniendo como características
su proporcionalidad, relación de causalidad y necesidad. Además se evalúa desde
el punto de vista tributario el pago para determinar si es deducible.
5. En el año se redujeron en forma ostensible las compras
de equipos de procesamiento, dado que se tiene contratos de Leasing con
Computadores al día cuyas cuotas se han venido pagado oportunamente.
6. Se estableció un
Inventario de Licencias que al final del año no fue posible verificarlo
totalmente, pues se está terminando de identificar con la contabilidad; además
se han establecido políticas y procedimientos para su control. En el año se
logró identificar plenamente la legalidad de las licencias y además las que
están instaladas en cada computador.
7. Con relación al pago
de nómina, ésta viene siendo manejada por un contrato de Outsourcing que hemos
evaluado y considerado adecuado.
8. Se aplican las normas
colombianas en relación con aspectos de responsabilidad, plazos y pagos
correspondientes a los siguientes Impuestos.
·
Renta
·
Patrimonio
·
Retención en la Fuente
·
Impuesto a las Ventas
·
Retención de impuesto a
las Ventas
·
Retención del impuesto de
industria y comercio
·
Industria y Comercio
·
Impuesto de Timbre
9. La empresa cumple con
el pago a entidades de Seguridad social y las cargas parafiscales de acuerdo
con los porcentajes establecidos y teniendo en cuenta los plazos asignados.
10. Los contratos de
arrendamientos están debidamente firmados y vigentes
11. La empresa contrata
los seguros por un valor razonable, para de los bienes que posee y para los
contratos con terceros que firma, de acuerdo con las cláusulas establecidas en
los mismos.
12. Los gastos son
subdivididos en Costo de ventas, Gastos Administrativos, Gastos de Ventas y
Otros Egresos.
13. Con relación al pago
de Honorarios por Junta directiva, consideramos que es alto si los comparamos
con los pagos que se hacen en el mercado.
14. Se utilizan los vales
de alimentación de acuerdo con los convenios de flexibilización hechos con los
empleados y si exceder el marco legal.
15. Los gastos en general
llenan los requisitos para ser deducibles o sea que son proporcionados,
razonables, adecuadamente soportados y tienen relación de causalidad con el
ingreso con la excepción de los comentados anteriormente pagados por Junta
Directiva.
16. La diferencia en
Cambio producto de los Anticipos Recibidos de clientes fue un valor importante
en el año.
17. Se asumieron
Retenciones en la fuente producto de
errores contables no justificados.
18. El impuesto gravamen
a los movimientos financieros que
constituye un gasto no deducible parcialmente, se redujo ostensiblemente con relación al año anterior.
19. El costo de venta
aplicado corresponde a aquellos valores que pueden activarse como Inventarios y
que se aplicarán a medida que se producen las ventas. Sin embargo en la empresa
el sistema de costos funciona aplicando todos los elementos como gasto (costo)
por no existir un sistema de Inventarios debidamente establecido.
20. Al 31 de
Diciembre se efectuaron los ajustes finales
al proceso de actualización de los registros en el software de Activos Fijos.
También se efectuó prueba parcial física de este inventario lo cual, permitió
determinar una realidad de los Activos fijos que se siguen controlando de
acuerdo con instrucciones de Gerencia General y con base en políticas y
procedimientos que se están implementado.
21. La Depreciación se aplica en línea recta pero utilizando un
software debidamente validado.
22. Se ajustaron al 31 de
Diciembre los Avalúos técnicos dejando
las diferencia tanto en valorizaciones como en provisiones de acuerdo con las
circunstancia.
23. Se corrigieron
errores que estaban dando lugar a diferencias en la información de activos
fijos.
Recomendaciones
1. Con relación a los
gastos, consideramos necesaria la racionalización, puesto que el promedio
mensual contable del año fue superior a la del año anterior lo cual representa un incremento de un XX%. El
incremento más importante se presenta en el rubro de Gasto de Ventas. Se deben
tener en cuenta los riesgos actuales de operación.
2. Se debe continuar
manteniendo un debido equilibrio entre los recursos colocados en dólares que
generan ingresos por diferencia en cambio y aquellos recursos ajenos que
generan Egresos por el mismo concepto.
3. Es necesario encontrar
la mejor solución para lograr que los funcionarios que viatican reporten
oportunamente la utilización de los dineros que le han sido entregados.
4. Cuando se realice
documentalmente la transferencia del derecho sobre los equipos de cómputo
arrendados; es necesario establecer el
procedimiento que permita mantener un permanente control sobre ellos.
5. Con relación al uso en
la empresa del Software licenciado, se requiere establecer el mayor control al
uso que hacen los empleados a software
pirata para evitar que tenga qué asumir la Gerencia General responsabilidades
sancionables a la luz de la Ley.
6. El control de nómina
debe garantizar a la empresa, que las decisiones de flexibilización estén
enmarcadas en los lineamientos legales del código laboral.
7. El software contable,
debe tener permanentemente un adecuado mantenimiento.
8. Es necesario
considerar la necesidad de establecer un proceso en el control de producción
que permita manejar las Licencias que se venden dentro del rubro de Inventarios
en proceso y terminados.
9. Es preciso establecer
en el área de producción, un control a los servicios prestados por terceros,
para evitar facturaciones a destiempo, así como cobros que no sean plenamente
justificados
10. Se debe determinar la
forma de lograr la nacionalización de los Equipos que ahora están registrados
en tránsito.
11. Definir lo que se
hará con los Equipos de cómputo que están ubicados en sitios distintos de la empresa.
12. Al programa de
control de activos fijos, debe dársele el uso adecuado asignando si es
necesario una persona que se responsabilice de las diversas informaciones que
generan especialmente de activos fijos.
c. Área de Recursos
Humanos
1. Viene ésta área
desarrollando además de su función, la correspondiente al manejo del
aseguramiento de la calidad; siendo la empresa
además, receptiva a los resultados de las Auditorias de la Calidad.
2. Se observa por la
rotación de personal que el proceso de selección, entrenamiento e inducción son
adecuados.
3. Este departamento
interviene igualmente en los procesos de organización de eventos, visitas de
funcionarios, atención al público.
4. También viene
organizando actividades de capacitación.
5. Mantiene preparada a
la empresa para garantizar la calidad a nivel nacional e internacional mediante
el proceso permanente de actualización de los proceso de documentación.
d. Área de Costos
1. Si
bien existen unas distribuciones de gastos mensuales, y una segmentación de los
mismos, vemos necesario establecer un sistema, que introduzca cambios
fundamentales en su manejo.
2. Un sistema de costos
es un elemento básico para asignar el precio de venta; sin embargo su
fundamento actual es utilizarlo para el análisis presupuestal para el cual
pueden ser apoyo. Sin embargo consideramos que no contribuye a obtener en forma
precisa un margen de utilidad, o al establecimiento de puntos de equilibrios;
previa la subdivisión de los costos y gastos en variables y fijos para conocer
el margen de contribución.
3. Existen en el momento
otras técnicas modernas para asignar costos en un ambiente de tecnología de
punta, cuando se deben empezar a evaluar el capital intelectual, parte del cual
debe ser igualmente asignado para determinar precios.
4. Será el sistema de
costos debidamente implementado un elemento básico para determinar una
segregación de los Inventarios necesarios de acuerdo con la ley para asignarlos
a las Ventas.
5. Considero que los
costos asignados a los contratos son fruto de una técnica de distribución, pero
estos fundamentos técnicos no se están reflejando en la Contabilidad.
e. Área de Producción.
Cuando se habla del área
de producción en este tipo de empresa, se requiere un interés en la empresa por
segmentar sus productos; para lo cual se requieren los fundamentos formales dentro de un proceso de
control contable. Seguimos recomendando el control por procesos o actividades.
f. Área de Impuestos.
1. Al evaluar ésta área,
es preciso tener en cuenta que la internacionalización de los negocios implican
la necesidad de su fortalecimiento; además la racionalización de los
mismos y la contratación de un buen Consultor de ser
posible internacional.
2. No obstante la
anterior situación y con las limitaciones ya comentadas se ha logrado buscar el
mayor acercamiento al pago de un impuesto de Renta justo, pero cuyo resultado
requiere la revisión de expertos que encuentren unas mayores posibilidades para
éste año así como para los siguientes.
3. El tema es aún más
complejo si tenemos en cuenta que los impuestos no son solamente el de Renta
sino están también el de Impuesto a las Ventas, el de Patrimonio, el Impuesto
de Timbre, las Retenciones en la fuente de Renta y Ventas así como el de
Impuesto de Industria y Comercio, y otros territoriales.
4. Es preciso establecer
que con el Manejo de Fondos de Pensiones, así como en el manejo de Inversiones
en Tecnología pueden lograrse reducciones en los impuestos.
5. El trabajo efectuado
en ésta área, permitió adicionalmente entender su complejidad, más aún cuando
el desarrollo de negocios internacionales, dan pie para buscar las mayores
posibilidades de exenciones, o bien beneficios tributarios que puedan ser
desconocidos.
6. En informe anterior se
destacaron las acciones ejecutadas por la Administración de para llegar al pago
de un impuesto justo; recomendamos su
lectura y análisis.
g. Área de Información
Contable
1. En el área de
información contable se presentan las siguientes situaciones:
a. Se ha adquirido nuevo software
con cuya parametrización se
convertirá en una herramienta que dará mayor solidez a la información.
b. El Contador controla la clave con la cual se evitan las
modificaciones a la información cerrada tanto mensual como al final del período
2. Una de las
responsabilidades asignadas a ésta área es la revisión de nómina, que en el año
tuvo algunas dificultades mientras la tercerización funcionaba.
3. Se preparó cronograma
para la presentación de los estados Financieros mensuales, el cual se cumplió
hasta el mes de Noviembre puesto que para el mes de Diciembre se tuvieron
dificultades para el cierre debido a operaciones de Inversiones en Bonos que
presentaron alguna dificultad para su interpretación, ejecución y registro.
4. El manejo del
principio de causación y realización, ha dado lugar a la preparación de un
cronograma especial para la recepción de la documentación oportuna.
5. En el transcurso del
año, se efectuaron varias reuniones entre Contabilidad, Auditoría y Finanzas,
para definir aspectos procedimentales y las cifras definitivas del final del período.
6. Surgen dudas sobre la
aplicación de las normas relacionadas con exportaciones y las Inversiones
extranjeras tanto en Retenciones en la Fuente como en Reteiva, Impuesto de
Timbre e Impuesto a las ventas.
7. Se registró en el año
la Readquisición de aportes hechos siguiendo los lineamientos legales.
Igualmente las negociaciones de Socios y adquisiciones de aportes por parte del
Inversionista Extranjero.
8. Con el apoyo de la Auditoría
y del área Financiera se prepararon Notas para los Estados Financieros.
9. El cierre contable fue
hecho el día al finalizar el primer mes del año siguiente.
10. Se aplica el reajuste
fiscal al Costo Fiscal de los Activos
como política establecida por la Gerencia.
11. Se tienen en cuenta
las normas vigentes en relación con la
aplicación de los Principios de Contabilidad generalmente Aceptadas y los
planes de cuenta aplicables y se ha iniciado el estudio de los efectos que
puede tener para la empresa la obligación de utilizar las Normas
internacionales de Contabilidad que de entrada nos afectarán por los diferidos,
los activos totalmente depreciados, algunos leasing vigentes.
12. Se dieron
instrucciones oportunas verbales, por escrito, o mediante la recomendación de páginas
Web cuando fue necesario; con el fin de que
se aplicasen cambios de alguna
normatividad nueva en aspectos contables y tributarios.
13. Queda pendiente la
definición de los aspectos relacionados con el registro en Impuesto de
Industria y Comercio correspondiente a los contratos que se tienen en otras ciudades del país.
· Recomendaciones
1. Aprovechar la
contratación del consultor Tributario Internacional, para establecer un manual
de la tributación que sea conocido por los funcionarios de ésta área.
2. Lograr que al hacer
los cortes mensuales, se revisen totalmente los saldos de tal manera que no se
produzcan atrasos en los meses subsiguientes.
3. Si se establecerse un
Control de Inventarios de licencias, es
preciso que esta área reciba toda la instrucción necesaria para lograr los
mejores resultados
4. Preparar por lo menos el
Estado de Resultados y el Balance General mensualmente
5. Preparar los cinco
Estados Financieros con corte a 30 de Junio de cada año como estados
Financieros Intermedios, con las correspondientes Notas de Contabilidad,
Certificación y Dictamen.
6. Establecer claves para
el uso del Software contable que limiten el acceso por niveles de autorización
una vez se finalicen los registros mensuales.
7. Preparar un manual que
facilite la conversión de Estados Financieros de pesos a dólares cuando estos
deban ser enviados al exterior.
8. Los estados
Financieros preparados por la sucursal del Exterior deben ser solicitados con
el lleno de todos los requisitos tanto del país que los prepara, como su
conversión para enviarlo a la principal.
h. Aspectos varios
1. Contratos de Arrendamiento Operativo
·
Debe tenerse en cuenta
que los Contratos de Leasing nuevos con base en la norma contable y tributaria,
se están manejando fiscalmente como
operativos permitiendo llevar como
deducibles el valor del canon mensual.
Se requiere una evaluación para determinar bien los efectos entre Leasing
Operativo y el Financiero
2. Control de Operaciones
entre Socios
Se preparó documento que
permitió dejar en claro:
- Los movimientos y operaciones realizadas
entre socios,
- Los movimientos entre socios y empresa,
- Los pagos efectuados en participaciones
- El efecto que tienen los préstamos a
socios por parte de la empresa con relación a rendimientos presuntivos
- No se tiene préstamos recibidos de los
socios
3. Control de Cumplimiento.
Las pruebas de
cumplimiento se relacionan con el seguimiento y control que se tiene sobre
aspectos legales y formales.
·
Se verificaron los libros
de Contabilidad su registro y actualización.
·
Se hizo seguimiento al
Libro de Actas, para determinar el cumplimiento de las obligaciones
correspondientes
·
Están inscritas en la entidad
que ordena la ley las últimas Actas
relacionadas con negociaciones de cuotas de aportación.
·
Se conserva el Libro de
Actas en manos de la asistente de contabilidad siendo más adecuado conservarlas
en manos de la Secretaria de Gerencia General.
·
Se observó el libro de
registro de socios.
·
Se observaron las últimas
escrituras registradas.
·
Se revisó el Certificado
emitido por la entidad respectiva, observando que todos los aspectos allí
citados están ordenados de acuerdo con la ley y además que han sido tenidos en
cuenta los cambios correspondientes.
·
Se observó la inscripción
en el registro que establece la Ley del nombramiento
del nuevo Gerente General.
·
La Declaración de Renta
de 2 años anteriores quedó en firme.
·
Se revisó la Declaración
de Renta del año anterior y como la empresa se acogió al Beneficio de auditoria
de 6 meses ésta quedó igualmente en firme a la fecha.
·
Las Declaraciones de
Impuesto a las Ventas del año quedan en
firme a los dos años de su presentación.
- Las Declaraciones de Retención en la
Fuente del año quedan en a los dos
años de su presentación.
- Se está cumpliendo con el envío de la
información anual a la Superintendencia correspondiente, sin encontrar
ordenamiento de rectificaciones a la información enviada.
- La papelería utilizada en la
correspondencia adolece del Nit como lo exigen las normas tributarias.
- Falta además la evidencia de que la
correspondencia recibida y la anotación de su respuesta de acuerdo con las
normas comerciales, vigentes.
- La facturación emitida cumple con los
requisitos de Ley.
- Se implementó el libro de control diario
de Facturación.
- Las facturas de Compras son revisadas
para que cumplan con los requisitos establecidos en la ley y hagan posible la deducción de los costos y gastos y los impuestos
descontables.
- Los Requerimientos fiscales en los cuales
piden información para cruce de terceros, han sido respondidas
oportunamente y hasta el momento no se han recibido emplazamientos, ni
requerimientos adicionales.
Pruebas Sustantivas
Corresponden a la
aplicación de técnicas de auditoria, como observación, análisis, y evaluación
de su entorno que se hace con la mayor amplitud a distintas operaciones en las
cuales se hace el seguimiento, desde el punto de vista de, su documentación, su
realización, causación y su oportunidad.
·
Se efectúan mensualmente
pruebas sustantivas a las inversiones no encontrando observaciones importantes.
·
Se han efectuado
revisiones a la cartera ejecutando una Circularización.
·
Las diferencias entre
reportes de cartera del departamento comercial y contabilidad se analizan.
·
Diferencias en los
anticipos entre reportes de cartera comercial y contabilidad se corrigen cuando
arrojan diferencias.
·
Se observaron aspectos
como los siguientes:
o
Diferencias en cuentas de
orden.
o
Diferencias en cambio de
períodos anteriores que afectan el año
siguiente
o
Se efectuó Auditoria de
anticipos a proveedores.
o
Se realizó auditoria a
los gastos de viaje y a las solicitudes de los mismos.
·
Con relación a los
Activos Fijos se logró de la Administración el ordenamiento de la Ejecución de
un Inventario de Activos Fijos que servirá para determinar saldos a 31 de
Diciembre y servirá de derrotero para la definición de saldos y organización
futura de este importante rubro.
·
Se definieron los registros al 31 de Diciembre por Valorizaciones
de muebles y de los Equipos de procesamiento y comunicación.
·
Se efectuó una depuración
contable, física y administrativa de las Licencias de software y con éstas a
los demás rubros que componen la cuenta de Activos Diferidos.
·
Se llevó a cabo Auditoria
o
Mensualmente a la
Retención en la Fuente.
o
Bimestralmente del
impuesto a las ventas
o
Bimestralmente a la
retención en la fuente del Iva
o
Periódicamente del
impuesto de timbre por operaciones que lo causen.
5. Inversión en proyectos.
Con relación al contrato
firmado con una firma internacional denominado “Implementación de un
modelo de capacidad de madurez, esta Auditoría observó la firma del Certificado de Contrapartida al
finalizar el mes de Diciembre de año anterior. Sin embargo se tiene entendido
que el contrato no fue puesto en marcha.
6. Análisis de
presupuesto.
Es el interés de ésta
Revisoría conocer el presupuesto anual y hacerle el seguimiento correspondiente,
pero hasta el momento debido al proceso de conocimiento de la empresa no ha
sido posible ocuparse de tan importante concepto.
7. La Auditoría y los
contratos con empresas del exterior.
Quiere éste Revisoría
entrar a conocer más a fondo los detalles de éstos contratos y su
incidencia en los resultados de la empresa, los aspectos que conocemos se relacionan solo con aspectos tangenciales,
relacionados con costos, gastos y facturación.
8. Comentarios y
propuestas finales
Quiero finalizar
comentando mis vivencias.
Las condiciones de
trabajo que la empresa tiene para sus empleados son especialmente interesantes
tanto para personas nuevas como para las antiguas, observando un alto grado de
pertenencia.
Aunque la
intercomunicación no necesariamente implica una necesidad imperativa, ésta
existe dentro de las necesidades del individuo.
La dirección es ejercida
dejando amplia autonomía personal con un control sobre los resultados.
Las expectativas de
negociaciones nacionales o internacionales dependen en muchas oportunidades del
entorno, el cual en el país ha mejorado
ostensiblemente en virtud a la estrategia de seguridad implementada.
Las operaciones de la
empresa no obstante su importancia para el desarrollo de la gestión del sector,
pueden tornarse más difíciles en la medida en que siga el dólar afectando las
exportaciones de servicios; y que no aumenten en forma considerable las
inversiones extranjeras.
Es preciso estar atento a
los efectos que tendrá para el país el desarrollo de propuestas internacionales
de paz.
Queda la prioridad ya
tomada de internacionalizar la operación y entonces empezar a revisar todo el
montaje en el país, tomando la decisión de evaluar los requerimientos técnicos
y el continuo proceso de mejoramiento frente a los cambios altamente veloces de
las comunicaciones en el mundo. Conviene evaluar los efectos en el sector de la
posible firma de diferentes Tratados de Libre comercio.
También se hace necesario
evaluar la racionalización de gasto y las operaciones tercerizables que
representen economía de escala.
Finalmente considero
prioritario evaluar las características de contratación, pues un salario con
sus prestaciones y cargas parafiscales, aunque es garantía para la estabilidad
del empleado, da lugar a limitaciones en la medición de los resultados
esperados. La alternativa de una flexibilización en torno a la evaluación por
resultados sería una posibilidad.
Conviene analizar si
existe una herramienta ya técnicamente aplicada y ensayada, que mediante un
reporte diario o permanente permita
determinar si lo producido o ejecutado está representando un beneficio frente
al costo aplicado.
Siento que la empresa
está montando una infraestructura para el desarrollo de operaciones
internacionales, y que de éstas muy especialmente dependerá el futuro.
Finalizo agradeciendo la
posibilidad que he tenido de colaborar con la empresa.
Atentamente
JUAN DIAZ
Revisor Fiscal.
Cali Marzo 14 de 2011